Supongamos que recientemente en tu organización concluyeron un largo camino para obtener una certificación como ISO. Ahora todas las piezas están en su lugar y el arduo trabajo realizado por todo el personal involucrado obtuvo los frutos deseados. Sin embargo, conseguir que la gente se adapte al cambio y comience a trabajar de forma diferente para mantener la certificación ISO, no es tan sencillo y es seguro que se encontrarán con algunos obstáculos que los harán darse de topes o querer volver a lo de antes.

Es por esto que se debe trabajar más enérgicamente en mantener lo logrado y, sobre todo, aprender a crecer de los tropezones que se puedan presentar.

A continuación te presentamos seis estrategias que pueden apoyar en la madurez de los procesos de la organización, tienen como objetivo ayudar a aprovechar más el tiempo y enfocarse en lo que es importante para mantener a flote la nueva certificación ISO.

¿Cómo mantener una certificación ISO?

1. Trabaja con el factor humano
2. Haz un seguimiento continuo de actividades
3. Automatiza los procesos
4. Da a conocer el proceso y sus cambios
5. Audita internamente al sistema
6. Sigue un ciclo de mejora continua

1. Trabaja con el factor humano

Crear conciencia y cultura es una de las metas clave, tanto en un proceso de certificación como después del mismo. Lo deseado no es que el personal realice algo porque lo tiene que hacer, sino más bien, que el personal realice algo porque lo quiere hacer; porque sabe que es importante para él y el equipo. Por consiguiente, la enseñanza, la constante capacitación, la concientización, la creación de cultura, el apoyo constante de la dirección e incluso el apapachamiento a otros empleados, son elementos vitales para la madurez de los procesos.

2. Haz un seguimiento continuo de actividades

Un ojo al gato y otro al garabato. Y sí, es correcto delegar funciones, pero no es correcto dejar de dar seguimiento y monitorear las actividades asignadas al personal. Una certificación nueva implica llevar a cabo actividades que resuelvan anomalías que se presenten en los procesos. De la misma forma, actividades preventivas a estas anomalías y también actividades de mejora continua. Por esto, es esencial establecer entregables a determinadas fechas de entrega, hacer reuniones para revisar avances y por último verificar que lo entregado realmente se realizó de forma correcta.

3. Automatiza los procesos

Es muy conveniente obtener rápidamente la automatización de los procesos. Nadie quiere estar persiguiendo a una persona para que autorice un documento o mucho menos estar enviando correos todos los días para que alguien realice lo que ya sabe que tiene que hacer. Para evitar esto se deben establecer procedimientos sencillos y rápidos para mantener la documentación requerida. Se debe automatizar el seguimiento de las actividades, gestión de quejas de clientes, entre otras cuestiones más. Para esto existen diversos tipos de software en el mercado que apoyan en la automatización de la gestión de normas ISO. Un ejemplo es qdoc, software desarrollado en icorp, que cuenta con varios módulos para automatizar las necesidades mencionadas.

4. Da a conocer el proceso y sus cambios

De nada sirve tener todos los procesos bien documentados y automatizados si las personas involucradas en estos no los conocen. Comunicar mediante emails, juntas, anuncios, publicaciones en la intranet o en el mural organizacional nos puede ayudar a transmitir la información necesaria a los colaboradores.

5. Audita internamente al sistema

Esto, puesto en otras palabras, es validar que todo lo declarado en nuestros procesos se esté cumpliendo. Mensualmente, trimestralmente o semestralmente se deben de realizar auditorías internas al personal involucrado en todas las áreas. Contar con un equipo auditor en la empresa que indique si se está yendo por buen camino aporta una valiosa ayuda al personal que aún se está familiarizando con los nuevos procesos de la certificación.

6. Sigue un ciclo de mejora continua

Mejorar, innovar y crecer. Phil Crosby, uno de los autores más renombrados en el tema de calidad, decía que hay que “formar equipos para el mejoramiento de la calidad con representantes de cada departamento”. Esta es una buena práctica para encontrar los puntos deficientes y las oportunidades para mejorar los procesos. No hay que quedarse solo en la mejora, sino promover la innovación en todas las áreas. Es decir, invitar a la gente a proponer y aportar nuevas ideas que permitan estar un paso adelante a la competencia. Con todo esto podemos generar crecimiento tanto interno como externo en la empresa.

Conclusión

Si bien todos los puntos anteriores son importantes, cabe recalcar que lo que los unifica es el factor humano y este es el punto clave para mantener viva nuestra certificación. Toparse con personas cerradas al cambio es frecuentemente el mayor reto a enfrentar por un líder de proyecto. Si no se motiva o no se comunican razones claras para trabajar por un objetivo y aplicar los esfuerzos del grupo en los nuevos procesos, la certificación no será más que una linda adición a la biografía de la empresa en lugar de un verdadero indicativo de la calidad con la que se llevan a cabo los procesos internos.

Para eso hay que invertir nuestro tiempo, uno de los recursos más valiosos que tenemos, en crear y adoptar una cultura de compromiso y concientización.

Recordando a Phil Crosby, él asegura que “la calidad comienza en la gente, no en las cosas”. Ciertamente, podemos estar de acuerdo y afirmar que la gente es la mejor base para mantener firme y duradera, no sólo alguna nueva certificación, sino cualquier otro nuevo proyecto a implementar.

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