Al presentar iniciativas de RPA es importante contar con una justificación válida para implementar este tipo de tecnología en la organización. Un enfoque para esta justificación puede darse en función del número de FTE o FTEs que pueden ahorrarse o bien, optimizarse.

Si estás considerando automatizar un proceso con RPA, es importante determinar el número exacto de colaboradores de tiempo completo necesarios para llevar a cabo dicho proceso y conocer cuál es su productividad total en función de las horas de trabajo y para calcular ese número se utiliza el FTE o Full Time Equivalent. 

En este artículo te diremos qué es un FTE y cómo puedes calcularlo con ayuda de un ejemplo sencillo pero muy práctico.

¿Qué es un FTE?

Conocido como un Equivalente a Tiempo Completo, por sus siglas en inglés, es un indicador que permite medir el rendimiento o productividad del trabajador según sus horas trabajadas. 

FTE = Total de horas efectivas trabajadas / Número de horas de jornada completa

Esta forma de medición sirve como una herramienta estratégica, ya que además de medir el rendimiento del trabajador, ayuda a comprender cómo es su relación con los costos de la organización.

Conocer cuántos FTEs se requieren para el proceso actual que buscas optimizar te ayudará a generar un Caso de Negocio ya que te permitirá comparar el número de FTEs que se utilizan actualmente (y los costos que representan) vs los FTEs que se necesitarás después de la implementación de RPA.

Por otro lado, este indicador es de gran utilidad para hacer un análisis del ROI o Return On Investment que justifique un proyecto de RPA en función de sus beneficios.

¿Cuántas horas representan un FTE?

En una base anual, en México, un FTE equivale a 2,496 horas, calculadas de la siguiente manera: 

Una jornada normal de trabajo = 8 horas por día

6 días a la semana =  48 horas laborales 

52 semanas al año = 2,496 horas 

Cómo calcular el consumo de un FTE

Si quieres decidir qué procesos automatizar en función del rendimiento de un colaborador, entonces piensa en el volumen de operaciones-transacciones y luego calcula el FTE.

• o = Número de operaciones o transacciones por mes
• tpo: Tiempo promedio de la operación a automatizar en minutos 
• ht: Horas de trabajo de una persona a tiempo completo por mes (en horas)
• f: Factor medio de rendimiento de trabajo efectivo (entre 0.7 a 0.9)

FTE = (o * tpo) / (60 * ht * f)

¡Hagamos un ejemplo!

Imagina que en el Departamento de Administración se hace un registro manual de facturas en los diversos portales de clientes.

Un analista registra en promedio 500 facturas mensuales, al ser un trabajo manual y repetitivo implica errores de captura, tiempo extra por retrabajo y por lo tanto, retrasos en otras actividades de más valor que lleva a cabo el analista.

Analizemos el FTE en este caso:

• Volumen de operaciones: 500 facturas mensuales
• Tiempo promedio por factura: 10 minutos
• Horas promedio del tiempo completo por mes de una persona: 192 horas
• Factor de rendimiento de trabajo efectivo: 0.75

FTE= (500*10) / (60*192*0.75) = 0.578

 ¡Lo que significa que casi el 60% de su tiempo lo ocupa en el registro de las facturas!

¿Valdrá la pena automatizar este proceso?

Imagina que se logra automatizar el 90% del registro de facturas. De 500 facturas procesadas manualmente, ahora sólo se procesarán 50 facturas de esta manera.

Volvamos a calcular…

FTE = (50*10) / (60*192*0.75) = 0.0579

¡El tiempo que ocupará el analista, después de la automatización, en el registro de facturas es menos de un 6% de su tiempo laboral! 

Adicionalmente:

• Se eliminan los errores de captura por el registro del 90% de las facturas
• Se elimina el tiempo extra por retrabajo
• Se libera el tiempo del analista y ahora puede realizar labores de mayor valor

Con RPA podemos trasladar las tareas monótonas y repetitivas de un humano a un robot, disminuyendo así costos por FTE, sin embargo, es importante mencionar que el valor real de una automatización de procesos con RPA ya no se enfoca únicamente en eliminar costos por estos FTEs, sino también en optimizar las capacidades del personal involucrado, aumentar su productividad y por lo tanto a ser más ágiles y competitivos como organización.

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