Hoy que estamos viviendo la pandemia del COVID-19, con parte de la población mundial trabajando desde casa, nos damos cuenta de aquellas actividades que no son posibles ejecutar en home office durante la contingencia por COVID-19.

La crisis que estamos por vivir nos dejará ver nuevas oportunidades y modelos de negocio, así como replantearnos los sistemas económicos de los que hoy somos parte. Nuevos emprendimientos y negocios disruptivos emergerán, los cuales seguramente serán replicados en áreas que apenas vislumbramos.

Dificultades para enfrentar el home office

Mientras llegamos a ese momento, hoy salen a la luz distintas dificultades para ejecutar el home office durante la contingencia por COVID-19:

• Desconfianza. “¿Realmente estará trabajando?, ¿cómo nos vamos a comunicar?, ¿cómo nos vamos a reunir?, ¿vía telefónica o por correo?”.
  
  
• Falta de un equipo de cómputo personal que permita realizar las actividades desde casa. Si vamos a llevarnos la que tenemos en la oficina, ¿cómo la transportaremos?
  
  
• Falta de una conexión a internet estable con el suficiente ancho de banda para poder hacer videoconferencias.
  
  
• Imposibilidad de consultar documentos físicos que están en la oficina.
  
  
• Imposibilidad de acceder a datos en una carpeta compartida.
  
  
• Dependencia de algún proceso que tiene que ser firmado, sellado y revisado por varias personas como reembolso de gastos.
  
  
• Ejecución de algún proceso en un ERP o cualquier otro software a los que solo se puede acceder desde la oficina.

Estos son algunos de los escenarios relacionados con el home office que las personas están viviendo en esta cuarentena. Trabajadores que viven en una ciudad de dos millones de personas y que laboran en bancos trasnacionales, universidades y empresas de la tecnología de información o manufactura.

Mientras seguimos esperando nuevos emprendimientos, surgirán otros modelos de negocio y aplicaciones basadas en la Nube o esquemas híbridos. Hoy, las organizaciones se enfrentan al reto de habilitar rápidamente los procedimientos, políticas, contexto organizacional y las tecnologías que se necesitan para poder realizar las actividades desde casa.

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¿Qué tecnologías ayudan a implementar el home office?

1. VPN

Permite conectarnos a la red de la oficina como si estuviéramos dentro de esta, así podemos usar todos los recursos como carpetas compartidas, impresoras, software como ERP, entre otros. Es rápido de implementarse y la inversión es relativamente baja. Debemos tener en cuenta que puede requerir un creciente ancho de banda dependiendo de la cantidad de usuarios y el tipo de aplicaciones. Las personas sentirán una respuesta más lenta de los programas en comparación con estar físicamente en la oficina. Los equipos Fortinet son altamente recomendables para este fin.

2. Plataformas de colaboración

Permiten trabajar de forma integrada con el chat, tareas, grupos de colaboración y flujos de trabajo, así como asignar tareas y su seguimiento o publicar noticias que toda la organización pueda ver. Se trata del centro de comunicación de la compañía. Existen varias plataformas como Microsoft Teams o Bitrix24 parea realizar todo lo ya mencionado. Esta última integra todas las funcionalidades en la Nube a un precio muy accesible, además de que se puede implementar rápidamente, ya que no depende de alguna conexión VPN a la organización.

3. Aplicaciones para temas específicos

Como ERP, Gestión de Inventarios, CRM, Gestión de Calidad, MRP, entre otras. Requieren un proceso de investigación de mercado para encontrar la mezcla perfecta entre inversión y funcionalidad; su adopción puede ir desde tres semanas hasta un año dependiendo del alcance. qdoc es una aplicación para Gestión Documental y de Calidad que permite una rápida adopción con una baja inversión, y que nos asegura tener el control documental en orden para las auditorías y fácilmente disponibles para contingencias, siempre resguardando la seguridad de la información.

4. Automatización de procesos

Herramientas que automaticen procesos y eliminen el uso de papel como BPM (Business Process Management/Gestión de Proceso de Negocio), las cuales permiten llevar un proceso normalmente manual a una plataforma automatizada para lograr el paperless. Existen varias herramientas de este tipo, pero su adopción puede llevar tiempo, ya que se requiere personal capacitado en modelo de procesos para lograr la implementación. Bonitasoft , Kissflow y Camunda son los BPM más conocidos.

Estos son solo algunas de las tecnologías disponibles para implementar el trabajo en casa y generar más valor a las organizaciones. Finalmente, debemos estar al pendiente de las oportunidades de mejora que esta pandemia nos deje, tanto en lo personal como en lo laboral.

Si quieres implementar alguna de estas herramientas tecnológicas, en icorp podemos ayudarte a habilitar el home office y la competitividad de tu negocio, conoce nuestra oferta de valor, contáctanos.