La Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Managment en inglés) representa una manera de controlar los procesos dentro de una organización y hacerlos más efectivos y eficientes, para que así sean más rentables.

El término se refiere a la forma en la que se estudian, identifican, cambian y monitorean los procesos de un negocio para asegurarse de que se están llevando a cabo adecuadamente, y que tienen espacio para mejoras.

La Gestión de Procesos de Negocio es una práctica que comprende distintas técnicas y métodos. No es exactamente una tecnología, pero sí hay algunas que la pueden implementar. En suma, estamos hablando de formalizar las mejores maneras de hacer las cosas.

Una Gestión de Procesos de Negocio efectiva involucra lo siguiente:

• Organizar alrededor de los resultados y no de las tareas, asegurando así un enfoque correcto.
  
• Corregir y mejorar los procesos antes de automatizarlos.
  
• Establecer los procesos y asignarles propiedad.
  
• Estandarizar los procesos a través de la organización para que puedan ser fácilmente entendidos y manejados, los errores reducidos, y los riesgos mitigados.
  
• Implementar mejora continua para que los cambios puedan extenderse.
  
• Mejorar los procesos existentes en lugar de tratar construir otros “perfectos”.

La Gestión de Procesos de Negocio no es algo que se haga una vez. Una evaluación continua debe realizarse para tomar acciones en busca de mejoras.

¿Por qué es importante?

La Gestión de Procesos de Negocio permite a los líderes entender los procesos que ocurren en su organización, analizarlos de extremo a extremo, y mejorarlos en forma continua. Esto permite optimizar los procesos de negocio no solo en las tareas individuales, sino con un impacto más grande.

Una Gestión de Procesos de Negocio bien ejecutada puede reducir los errores, ahorrar tiempo, y generar mejores productos y servicios.

De cualquier forma, un líder no debe asumir que implementarla resolverá todos los problemas. Este debe estar siempre en busca de nuevas maneras de optimizar los procesos y tecnologías emergentes que puedan automatizar las tareas.

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Componentes de la Gestión de Procesos de Negocio

Diseño

Diseñar un proceso empieza con encontrar y definir los procesos existentes, aunque también puede significar hacer uno totalmente nuevo. La creación de un diagrama de flujo para representar el proceso de principio a fin resulta de mucha ayuda. En pocas palabras, aquí es donde nace un proceso.

Modelado

Una vez concebido el proceso, este debe ser puesto a prueba a través de distintas situaciones hipotéticas para ver cómo se comportan ante diversas circunstancias.

Ejecución

Los procesos de hoy están fuertemente relacionados con la tecnología. En ocasiones, un proceso puede ser completado enteramente en la computadora; de hecho, hay varios lenguajes de programación desarrollados específicamente para que el personal de TI pueda ejecutarlos. Con estos, incluso los que no son programadores pueden diseñar y ejecutar los procesos. De cualquier forma, los más complejos necesitarán de la participación humana, aunque sí pueden ser automatizados con mayor rapidez.

Monitoreo

Una vez que el proceso se echa a andar, este tiene que ser observado para asegurar que está cumpliendo su objetivo eficientemente. La recolección de información pertinente permite mejorarlo más adelante.

Optimización

La observación del proceso en acción, ya sea real o virtual, mostrará las posibles mejoras que pueden hacerse. Si hay algún lugar en el que las actividades se ralentizan, debe buscarse la manera de hacerlas más rápidas. Si se encuentra que se pueden reducir costos en una parte, esto también se podrá hacer durante la optimización.

Lograr que la información vaya a donde tiene que ir, además de cuando, es solo una parte de la solución, el resto tiene que ver con los datos requeridos y obtenerlos de forma que puedan usarse.

El éxito depende de qué tan bien sea etiquetada la información en los repositorios, para que así pueda ser identificada e incluida cuando se realice una búsqueda.

Software para Gestión de Procesos de Negocio

El software empresarial y la Gestión de Procesos de Negocio van muy bien de la mano. Ya que la computación se compone de distintas tareas que construyen procesos, distintas aplicaciones han sido desarrolladas para organizar y automatizar los procesos. Para estar al día, la Gestión de Procesos de Negocio ha entrado a la Nube, permitiendo que aquellos que la utilizan puedan optimizar sus negocios sin tener que contratar a personal especializado.

Como con cualquier reciente tecnología, varias implicaciones del desarrollo de software para Gestión de Procesos de Negocio continúan emergiendo, pero los beneficios y la gran movilidad que otorgan siguen siendo notables.

Fuentes: aaim, Tech Target, Cerasis