Hace poco realizamos reclutamiento para algunos gerentes sr. que necesitábamos y nos apoyamos de una consultora para evaluar las habilidades gerenciales de los candidatos. Sorprendentemente, todos (¡Todos!) coincidían en una calificación baja: Control de actividades.

Esto despertó mi curiosidad… No creo en coincidencias, debía haber algo de fondo, por lo que vestida muy ad hoc con mi abrigo de Sherlock Holmes, me puse a la tarea de investigar. Descubrí que la falta de control de actividades es un área de oportunidad común entre gerentes de Latinoamérica, creando el estereotipo de ser impuntuales, dejar actividades en el olvido o simplemente generando costos al acortar o sobrepasar el tiempo estimado en proyectos o actividades diarias. Esto rompió mi corazón, por lo que decidí escribir esta guía de control de actividades esperando que te sea útil.

Algo tan sencillo como no saber llevar una agenda puede ocasionar problemas desastrosos en el rendimiento profesional de las personas y, de manera directa, en la productividad de las empresas. Lo importante de tener una es delimitar tiempos y espacios para tus actividades; pero, sobre todo, cumplir con ellas.

Son las 11 de la mañana, estás tomando tu té verde con jazmín mientras intentas terminar una de tus actividades “urgentes” de la to do list. De pronto llega tu jefe a encargarte una tarea de suma importancia, pero tu lista tiene más actividades “por completar” que completadas; sin embargo, pase lo que pase, esa tarea no te la puedes saltar, así que la marcas en tu lista como extra-ultra-mega-urgente, te tomas de fondo tu té y continúas con la actividad que estabas haciendo.

¿Esto es correcto? Depende del control de actividades que tengas de tu agenda y de la frecuencia con la que la visitas.

El tiempo, (como decía mi sabia abuelita), es un recurso precioso, ya que no es ilimitado, por lo que debemos tener cuidado de no derrocharlo. Pase lo que pase tienes que usarlo de manera eficiente. Manejar una agenda diaria es algo que no requiere de habilidades especiales, no es física cuántica, pero supone ser disciplinado y ordenado.

Regla no 1: ¿Cada cuándo debes consultar tu agenda?

Cada vez que termines una tarea. No necesitas más explicación, así de sencillo.

Regla no 2: Establece Prioridades

• Tarea urgente: La urgencia es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto a medida que te queda menos para la fecha límite, como en función del volumen de la tarea. Entre dos que requieran el mismo tiempo de realización, la más urgente es la que tenga la fecha límite antes. Entre dos que tengan la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más tiempo de hacer.

• Tarea importante: La importancia es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea aumenta su importancia si los efectos de fracasar en ella también lo hacen. Entre dos tareas, aunque no se parezcan en nada, la más importante será siempre la que provoque más daños graves en caso de no completarla. Aunque el trabajo no cambie, las consecuencias pueden hacerlo. Si lo hacen, la importancia de esta también se modifica (aumenta o se reduce).

¿Cómo asignar la prioridad?

Para decidir qué tarea realizarás primero, debes de considerar los dos aspectos: ¿Qué tarea es más importante? Y ¿Cuál tarda más tiempo en ser realizada? La tarea que cumpla con estas dos características deberá de estar primero en tu lista de pendientes. Una vez priorizadas, ordénalas.

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Regla no 3: CON-CÉN-TRA-TE

No dejes una tarea hasta finalizarla. Cuando empezamos una, nuestro nivel de concentración (y por tanto de rendimiento) va en aumento, llegando a su punto máximo entre 15 y 45 minutos después de haber empezado; dependiendo de la persona, por supuesto. Ten en cuenta que el nivel de concentración sufre una caída después de 60-90 minutos de haber comenzado. Utiliza tu tiempo sabiamente.

Es muy útil agrupar en un mismo bloque de trabajo tareas similares que no requieran que bajes tu nivel de concentración para “arrancar” con una temática o tipo de trabajo nuevo. Si las realizas de forma seguida, conforme vayas avanzando, cada vez serás más rápido, y tu cerebro te lo agradecerá con un mayor nivel de concentración.

Regla no 4: Planifica por escrito

Lleva una agenda o lista de actividades diarias y semanales como mínimo, estableciendo claramente cuáles son tus objetivos y priorizando los mismos.

• Sé flexible. Evalúa con cierta periodicidad si tu planificación se ajusta a tu realidad, así como si te está ayudando o no a alcanzar tus objetivos. Y lleva tu agenda siempre contigo para apuntar en ella todas las ideas que surjan.

¡Controla tus actividades y rompe el estereotipo!

Make your time worth.

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