¿Cuáles son las preguntas comunes que un director técnico o de TI haría cuando intenta enseñar a su equipo sobre un software de RPA? Estas son cinco preguntas clave que puede usar para asegurarse de que todos en el equipo comprenden.

Si un entorno cambia y una tarea automatizada no funciona, ¿qué se hace?

Si hay un miedo constante en TI, es el cambio y cómo los sistemas existentes pueden manejarlo y mantenerse al día. Cuando los sistemas de back-end cambian, el software de RPA puede responder de varias maneras.

En primer lugar, este software tiene mecanismos integrados de manejo de errores para detectar estos problemas cuando ocurren. Resulta sencillo crear lógica en el sistema para escenarios en los que desea que el sistema responda de cierta manera. A medida que cambian los sistemas y entornos, el software de RPA también facilita la edición de guiones sin tener que volver a escribirlos o volver a grabar las tareas automatizadas.

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¿La herramienta identifica los procesos a automatizar?

Sí. Una de las primeras preguntas que se hacen al revisar el software es simplemente: «¿Qué podemos automatizar?» Hay dos formas de responder:

1. De cualquier manera, tú tienes el mejor manejo de su negocio y sus operaciones diarias, por lo que puedes determinar qué procesos deben automatizarse. Pero, ¿cómo determinar qué automatizar primero? El software de RPA debe incluir una calculadora de retorno de la inversión (ROI) para ayudarlo a determinar cuáles de estos procesos son más beneficiosos para automatizar y para ayudarlo a priorizar.

2. Además de las calculadoras en el ROI, la mejor manera de determinar los mejores candidatos para la automatización es hacer crowdsourcing de la información dentro de su organización. Puedes usar las herramientas de generación de ideas existentes o, para una ruta aún más eficiente, use una herramienta como Cumulus que anima a todos en su organización a sugerir tareas para la automatización, permite que otros voten sobre las tareas, muestra el ahorro de tiempo de la automatización esa tarea, y le permite saltar directamente a la automatización de los proyectos con la mayor cantidad de votos/el mayor ROI.

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¿Con cuántos sistemas diferentes puede interactuar/funcionar esto?

El software que utiliza la automatización de front-end puede interactuar con prácticamente cualquier tipo de sistema, ya que no se requiere codificación de back-end. Y sí, esto también se aplica a los antiguos sistemas de línea de negocio de dinosaurios.

¿Qué tan preciso es eso?

La precisión es de suma importancia para los equipos de TI y definitivamente surgirá en sus conversaciones sobre el software de RPA. El software, en esencia, responde a esta pregunta porque su propósito principal es ahorrar tiempo, reducir costos y reducir el error humano. Hay un dicho que dice que “la automatización nunca se toma vacaciones”, y es cierto.

Muchas tareas y procesos pueden ejecutarse continuamente sin fallas ni fatiga. Si se producen errores, el sistema hará sonar una alarma y se lo notificará de inmediato. Esto evita que pierda tiempo o dinero en un error que podría haber pasado por alto y que habría tenido un impacto negativo más adelante.

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¿Cómo podemos controlar la creación de tareas?

Hay diferentes maneras de evitar que la automatización se salga de control (o que los recién llegados tengan la oportunidad de crear tareas y luego tengan que intervenir de todos modos). Entre las opciones están: 

1. Seleccionar un grupo selecto de campeones internos para desarrollar tareas y procesos automatizados, y dejar la creación de tareas en sus manos.

2. Distribuir licencias de tiempo de ejecución (licencias ejecutables) a otras personas de la organización que deberían usar la automatización sin falta, pero no necesariamente crear las tareas.

3. Aprovechar los recursos de capacitación en persona o en línea de una organización para garantizar que las personas que deberían crear las tareas sepan cómo proceder.

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Fuente: Automation Anywhere