Desde hace años, las empresas han sido forzadas a salir de la «burbuja rudimentaria»de trabajar a lápiz y papel. Hemos abierto nuestras puertas a la tecnología, pero aun así, no siempre hemos sabido sacar el máximo provecho, ni somos capaces de asumir todos los cambios y nuevas plataformas que surgen día a día Y sí, hoy por hoy es común encontrar a algún colaborador que tenga cualquier cantidad de carpetas en su computadora, un sinfín de archivos y cada uno con nombres como «versión final.doc», «versión final final.doc», «ahora sí esta es la versión final final.doc». ¿Te suena familiar? 

Sin embargo, ya desde hace varios años tenemos a nuestro alcance varias herramientas que nos facilitan estas incomodidades laborales. Dropbox, Microsoft y otras empresas han cambiado la jugada. En esta ocasión, hablaremos de G Suite, la cual está compuesta principalmente por Google Docs (Word), Google Sheets (Excel), GoogleSlides (Power Point) Google Forms (formularios) y, por supuesto, Gmail y Google Drive.

Para aquellos que aún no han experimentado la maravilla de mejorar nuestra productividad laboral, compartimos un breve resumen de los beneficios de trabajar con G Suite:

Multidispositivo

No importa si eres Apple lover o sigues utilizando Microsoft, si estás en México o Tombuctú, con ella puedes tener acceso a diferentes tipos de archivos sin necesidad de descargar algún software, ya que todo está en la nube y lo único que necesitas es tener tu cuenta; incluso es posible trabajar sin conexión a internet.

 Almacenamiento

Con tan solo registrarte en Google, ya tienes 15 GB de almacenamiento totalmente gratuito en tu Google Drive, suficiente espacio para crear todas las carpetas y archivos que requieras sin necesidad de hacer tu equipo más lento. Digamos que es el Dropbox versión 2.0 mejorado, con el que no requieres descargar ni volver a subir tus archivos para asegurarte de que estén actualizados.

Colaboración en tiempo real

Para trabajar con tus clientes y/o colaboradores en un mismo documento, Google Drive se convierte en el mejor intermediario. Con la configuración de uso compartido, decides cómo compartes los archivos, concediendo permisos para ver, comentar o editar. De esta manera mantienes el control y evitas que haya varias versiones de los archivos, sin mencionar que te ahorras el trabajo de combinarlas. ¡Esto es productividad!

También podrás saber lo que ocurre en todo momento en tus proyectos gracias a las notificaciones de actividades automáticas, las cuales muestran quién editó los archivos compartidos y cuándo. Con el control de versiones de los documentos y archivos podrás volver atrás en el tiempo a las versiones anteriores de un archivo, de modo que si en algún momento te diste cuenta de que las cien hojas de Word que borraste ayer sí eran de importancia, siempre podrás volver a la versión previa gracias al histórico que te salvará el pellejo.

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Automatización

Si al cambiar algún dato de tu reporte en Excel, recuerdas que tienes que replicarlo en 20 archivos más, adorarás aún más G Suite. La facilidad con la que puedes «enlazar» un archivo con 20 más te evitará la engorrosa tarea de tener que actualizar uno por uno, asegurándote de que siempre verás la información actualizada y correcta con un margen mínimo de error. Esta funcionalidad es verdaderamente útil para empresas que deben generar reportes y dashboards en tiempo real, y que deben ser compartidos a diferentes personas en distintas localidades.

Desarrollo dentro de G Suite

Google AppScript es una de esas joyas escondidas que probablemente no muchos han sabido aprovechar hasta el momento; sin embargo, sí que nos ayuda a sacar más provecho de todas esas aplicaciones que G Suite nos ofrece. Este lenguaje de scripting basado en Javascript nos ayuda a que toda la información que generamos, desde un Google Form, SpreadSheet o Document, sea aprovechada al comunicarse con otras Google Apps, desde cosas tan sencillas como crear un documento u obtener el número de correos no leídos, hasta más complejas como enviar, a partir de una plantilla, un documento a todos los usuarios listados en un SpreadSheet, o que esta sea una pequeña base de datos con la cual manejemos la información para su análisis de manera más compleja, pero a su vez haciéndolo ágilmente.  En cristiano, el beneficio de Google AppScript es extender la funcionalidad de cada una de sus aplicaciones para poder llevar a un segundo nivel la forma de manejar la información.

Por supuesto que existen múltiples beneficios más, y te aseguro que con el tiempo y a la velocidad con la que avanza la tecnología, próximamente Google nos ayudará a rendir más en nuestro trabajo.