Una empresa líder en la industria del acero enfrentaba serios desafíos con su proceso de timbrado de nómina, el cual se realizaba manualmente. Este proceso no solo demandaba una inversión significativa de tiempo, aproximadamente 16 horas a la semana (equivalente a 2 días completos), sino que también se presentaban errores frecuentes en el timbrado, afectando la eficiencia y precisión de los pagos.

El desafío de optimizar el proceso de timbrado

El equipo de recursos humanos destinaba una cantidad considerable de tiempo para asegurar que cada empleado recibiera su recibo de nómina correctamente timbrado. Sin embargo, este proceso manual resultaba propenso a errores, generando retrasos y complicaciones que afectaban tanto al equipo como a los empleados.

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Implementación de Power Automate como solución

Con el objetivo de optimizar sus operaciones, la empresa decidió contactar a icorp para implementar Power Automate, una herramienta diseñada para automatizar tareas repetitivas y reducir errores. El flujo de trabajo automatizado del timbrado de nómina se diseñó de la siguiente manera:

1. Recopilación de datos: Power Automate recopila automáticamente la información de los empleados y sus salarios desde el sistema de nóminas, verificando además si existen préstamos activos para realizar los descuentos correspondientes.
2. Generación de recibos: Los recibos de nómina se generan automáticamente en formato PDF.
3. Timbrado de recibos: Los recibos se envían a un servicio de timbrado autorizado para su validación.
4. Distribución de recibos: Una vez timbrados, los recibos se envían automáticamente a los correos electrónicos de los empleados. Además, se almacenan en una base de datos centralizada para un fácil acceso y auditoría.

Un proceso más ágil, preciso y eficiente

La automatización del proceso de timbrado de nómina mediante Power Automate generó resultados medibles y significativos:

• Eliminación de errores: Gracias a la automatización, se redujeron los errores en el timbrado de los recibos de nómina, garantizando la precisión de los pagos.
• Ahorro de tiempo: El equipo de recursos humanos experimentó una reducción del 80% en el tiempo dedicado al proceso de timbrado, permitiendo que el personal se enfoque en tareas más estratégicas y de mayor valor para la empresa.
• Cumplimiento y puntualidad: La automatización aseguró que todos los recibos de nómina se entregaran puntualmente, cumpliendo con los plazos y normativas requeridas.

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El poder de la automatización con Power Automate

Este caso demuestra cómo la implementación de Power Automate de Power Platform no solo puede ahorrar tiempo, sino también mejorar la precisión y cumplir con los plazos de entrega, liberando al personal de tareas tediosas. La transformación digital de este proceso permitió a la empresa optimizar sus recursos y mejorar la satisfacción tanto del equipo de recursos humanos como de los empleados.

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