Cada compañía cuenta con un vasto conocimiento que no ha sido aprovechado o resulta inaccesible. Con el crecimiento y esparcimiento de los datos, a los empleados, socios y clientes les cuesta cada vez más trabajo encontrarlos, ahí la importancia del sistema de gestión del conocimiento.

Lidiar con la baja productividad causada por un pobre acceso a la información es posible con un efectivo sistema de gestión del conocimiento. Una rápida recolección de la información les ahorra tiempo muy valioso a los empleados, el cual puede ser invertido en cosas más importantes.

Gartner define a la gestión de conocimiento como “la disciplina que promueve un acercamiento integrado para identificar, capturar, evaluar y compartir todos los activos de información de una empresa”.

• 47 % de los empleados no confían en la información disponible.
• 42 % de los gerentes usan información incorrecta al menos una vez a la semana.
• 59 % de los empleados no cuentan con la información que requieren urgentemente.
• Solo el 37 % de los CIOs creen que tienen la información suficiente para gestionar las operaciones.

La gestión del conocimiento es vital para concebir una estrategia enfocada en reforzar los puntos débiles de una organización. Una exitosa está compuesta por personas, procesos y tecnología.

El primer paso para sacar provecho del conocimiento es diseñar una estrategia en base a las necesidades de los empleados. Si bien no hay un modelo que funcione para todos, hay muchas cosas que pueden hacerse para mantener el rumbo.

A continuación, algunos tips para crear una efectiva estrategia de gestión del conocimiento:

1. Segmentar la información

Tener que indagar en toda la base de conocimiento para encontrar la pieza necesaria es algo muy común. Para simplificar este mecanismo, lo ideal es dividir la información en diferentes segmentos.

Un software de gestión del conocimiento permite crear diferentes segmentos para proyectos, equipos o grupos de documentos. Restringe también una sobrecarga de información, y ayuda a encontrarla fácilmente.

Segmentar de acuerdo a departamento, tarea, producto o servicio hace que la navegación y recolección sean sencillas para los empleados.

2. Benchmarking mensual

Introducir un nuevo software y perder rastro de las mejoras es algo normal en una organización. Este tipo de situaciones surgen debido a la fata de entendimiento con respecto a las métricas.

El benchmarking mensual en una estrategia de gestión del conocimiento permite a las organizaciones llevar un registro de las actividades, mejorando la productividad.

De igual forma, provee metas consecutivas para los equipos. La flexibilidad de adoptar a prioridades cambiantes aumenta el valor de un sistema de gestión del conocimiento.

3. Activar una función de búsqueda dinámica

Implementar un sistema robusto de búsqueda les ahorrará mucho tiempo a los empleados, sobre todo cuando tienen que hacerlo regularmente.

Una función de búsqueda es muy importante para la estrategia de gestión del conocimiento. Si bien es todo un reto que realmente sea útil, al final les ahorrará a los empleados muchas molestias.

Mejorar las búsquedas tiene que ver con los estándares de archivo. Al subir un documento al sistema de gestión de conocimiento, este debe ser etiquetado con términos específicos para facilitar su futura recolección.

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4. Mantener procedimientos de capacitación simples

Dar de alta a nuevos empleados y capacitarles puede significar una considerable inversión de tiempo.

Cada gerente tiene un acercamiento distinto en cuanto a capacitación se refiere, pero entre más nuevos empleados sean, menor será el tiempo disponible para llevar a cabo sus actividades regulares. Un sistema de gestión del conocimiento puede crear un contexto intelectual que resultará muy útil para los nuevos integrantes.

Lo ideal es mantener el sistema actualizado. Los nuevos empleados podrán acceder y estudiar, para luego ser sujetos a una sesión de preguntas y respuestas. Esto ahorra mucho tiempo a la gerencia y ayuda a acelerar el tiempo de adopción del sistema.

5. Desarrollar un marco de referencia para la creación de contenido

Con un marco de referencia de valor, las organizaciones pueden asegurarse de que los empleados mostrarán consistencia al momento de crear contenido.

Un ejemplo: si están asignadas tareas de creación de contenido a cinco personas diferentes, los formatos de cada uno podrían ser distintos. Esto indudablemente impactará en la consistencia; por eso, un marco de referencia unificará el contenido bajo un solo estándar.

6. Incorporar elementos sociales

Un sistema de gestión del conocimiento crea una nueva cultura en una organización. Añadirle elementos sociales alentará la colaboración y mejorará la productividad. Para ello, es necesario usar plataformas sociales para poder hacer comentarios, etiquetar, dar Me Gusta, y compartir el contenido.

Esta característica mejorará el sistema de gestión del conocimiento, sin importar el tamaño de la organización. Por último, hay que asegurarse de que los empleados sepan que sus contribuciones son valiosas para todos.

Fuentes: Sabio, Acuvate