Relevancia de un proyecto de implementación en TI
En cualquier organización, para lograr el éxito de un proyecto de implementación se requiere de una buena gestión para garantizar que este se ejecute con base en las necesidades y expectativas del cliente y cumpla los objetivos establecidos.
Pero antes de comenzar definamos, ¿Qué es la gestión de proyectos? Es la suma de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas aplicadas para cumplir con los requisitos y/o objetivos de un proyecto.
Si bien, una buena implementación y gestión de un proyecto no es tan sencilla como parece, una de las partes esenciales para el éxito del mismo es escoger al Project Manager y/o Project Leader, el cual debe contar con ciertas habilidades como:
- Planificación
- Organización
- Comunicación efectiva
- Trabajo en equipo
- Solución de problemas
- Resiliencia
- Empatía
Contar con un líder de proyecto de implementación es de gran importancia ya que este es el defensor del propósito del proyecto, es el que lidera los esfuerzos y es responsable de hacer que el proyecto cumpla con su propósito, objetivos y criterios de aceptación.
Las cualidades del líder, así como las buenas prácticas derivadas de alguna metodología utilizada para la implementación de un proyecto, contribuirán en gran medida al éxito del mismo.
¿Cuántas veces hemos escuchado que debemos seguir una metodología de proyectos para lograr que sean exitosos? en lo personal, muchas. Sin embargo, primero debemos enfocarnos en mostrarle a las personas los grandes beneficios que esto tiene tanto en la vida profesional como personal.
Y, ¿Cuál es la relevancia de gestionar un proyecto de implementación con buenas prácticas? Aquí te decimos.
Beneficios del proyecto de implementación en TI
- Alineación
- Visibilidad
- Comunicación
- Colaboración sana
- Control de los riesgos
- Mayor conocimiento
- Satisfacción del cliente
1. Alineación
La ejecución de un proyecto de implementación permite alinear los objetivos del proyecto con los del negocio, y la estrategia de la organización para garantizar la generación de valor, esto permite:
- Comunicar el propósito, la visión y los objetivos del trabajo a realizar
- Formalizar el compromiso por parte de todos los participantes
- Identificar y conectar a las personas para que exista una relación oficial
- Revisar las fechas estimadas, las responsabilidades, las interdependencias y las expectativas entre cliente-proveedor.
- Generar acuerdos para el arranque de la ejecución del trabajo
2. Visibilidad
Permite conocer el estatus del proyecto en tiempo real, lo cual ayuda a conocer los futuros riesgos. Además, con las actividades de gestión del proyecto de implementación, se puede monitorear y analizar si el proyecto avanza según lo planificado en cuanto a alcance, tiempo y costo.
Esto muestra cuándo y dónde existen desviaciones al plan y permite determinar la necesidad de una acción preventiva o correctiva y en su caso recomendar aquellos cambios pertinentes para conducir el proyecto a lo planificado.
3. Comunicación
La implementación de un proyecto habilita la comunicación constante sobre los aspectos clave, progresos o hitos del proyecto para su seguimiento, logra que los participantes del proyecto estén más integrados y alineados con las expectativas de todas las partes involucradas, así como con los objetivos personales y del proyecto, lo que ayuda a:
- Establecer canales de comunicación individuales y grupales
- Responder a cualquier duda que pudiera presentarse
4. Colaboración sana
Ayuda a reducir el estrés y eliminar fricciones de todos los involucrados del proyecto, debido a que existe una planeación adecuada, determinación de retos, roles bien definidos, asignación de tareas y gestión de entregables de forma clara. Con eso se genera un clima de confianza y profesionalismo.
5. Control de los riesgos
Una correcta gestión de un proyecto de implementación permite detectar los riesgos que pudieran afectar al proyecto y buscar una solución a tiempo con el fin de evitarlos, mitigarlos o transferirlos.
Cuando la gestión del proyecto es buena se puede ver reflejado en una buena identificación y control de los riesgos del proyecto.
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6. Mayor conocimiento
Al trabajar bajo una metodología de proyectos, todas las estrategias y experiencias relevantes en la planeación y ejecución del proyecto de implementación quedan plasmadas en un documento integral, como lecciones aprendidas, estas son el conocimiento de las buenas o malas prácticas de trabajo, ayudan a reflexionar sobre tus propias acciones, y ayudan a los demás a replicar lo que funcionó y a evitar los mismos errores.
7. Satisfacción del cliente
Como puedes ver, el planificar y gestionar un proyecto correctamente se traduce en un mayor control y aumenta significativamente su éxito, pero sobre todo, mejora la competitividad de tu negocio.
Lograr un proyecto dentro del tiempo, alcance y presupuesto tendrá como consecuencia a un cliente feliz y mayor confianza para futuros proyectos.
