Una vez que ya has identificado que la Automatización Robótica de Procesos (RPA) puede ayudarte en tu eficiencia operacional, y has decidido implementarla, es importante establecer una estrategia de adopción de RPA.

En caso de que tengas dudas, te dejo este artículo para que puedas conocer cómo puede RPA ayudar a tu operación en Finanzas

¿Qué es una estrategia de adopción RPA?

Una estrategia enfocada a incrementar la eficiencia operacional de tu área, logrando los objetivos, generando ahorros, siempre a tiempo y sin errores, incrementando tu capacidad operativa y mejorando la vida de los colaboradores.

La estrategia de adopción RPA debe estar alineada a los objetivos estratégicos de la organización.

¿Cuáles elementos debes de considerar en una adopción de RPA?

Selecciona si hacerlo con personal interno o un proveedor externo

• En caso de ser un proveedor interno, seguramente tendrás que tomar en cuenta la curva de aprendizaje que el personal tendrá.
• En caso de ser un proveedor externo, evalúa experiencia, referencias, capacidad, algunos proveedores realizan una PoC “Prueba de Concepto” que les permite mostrar sus capacidades y a ti ver la ejecución real de un RPA. Normalmente, un proveedor te sugiere un software de RPA, evalúa que esté certificado y que tenga personal.

Selecciona una plataforma de RPA

• Funcionalidad: Hay varios softwares de RPA en el mercado, algunas con más funcionalidades y otras con menos pero más económicas.  Aquí un listado de las herramientas: Rocket Bot, UI Path y Automation AnyWhere entre las que te puedo sugerir.
• Costos: Los softwares de RPA se manejan con “suscripción anual”, es decir, cada año hay que pagar el uso de la herramienta, lo cual incluye soporte técnico de la herramienta y actualizaciones.
• Apóyate en tu equipo de TI para realizar una evaluación, en caso de que no cuentes con alguno, puedes contactarnos.

Campaña de adopción interna

Algunos proveedores tienen experiencia en realizar este tipo de campaña interna, evalúa quién puede ayudarte.

• Taller presentación con la alta dirección, donde se explique que es RPA y cuáles serán los beneficios para el negocio, importante si existe alguna estrategia de reducción de personal, siempre manejarlo a nivel directivo y no permearlo al equipo.
• Talleres, webinars o reuniones grupales, donde se explique qué es RPA y cuáles son los beneficios que tu equipo va a obtener. El objetivo es que vean y se emocionen por tener un aliado que les ayude a descargar su trabajo.
• Marketing interno: ejecuta una campaña (mailing, flyers) de beneficios para la organización y el personal, donde se explique que el enfoque no es la reducción de personal, sino lograr una fuerza de trabajo digital que apoye a las personas.

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Generar un listado de procesos a automatizar

Algunos proveedores tienen experiencia en realizar este descubrimiento de procesos, evalúa quién puede ayudarte.

• Listar procesos candidatos: una vez realizado los talleres de conocimiento de RPA, el personal deberá listar los procesos que ellos definen como candidatos y a los cuales tienen que evaluar: ¿Están estandarizados?, ¿Son repetitivos y rutinarios?, ¿Cumplen con ser un volumen alto?, ¿el que tenga un error nos genera grandes consecuencias?, ¿Nos generan un ROI al automatizarse?
• Una vez teniendo ese listado, hacer una priorización con base en el ROI y beneficios.
• Iniciar con uno o dos procesos, y hazlos realidad para que vean rápidamente el valor.
• Probar, probar y probar y volver a probar.
• Continúa con los siguientes procesos.
• Hagan sesiones de lecciones aprendidas.

Asigna líder de proyecto interno con experiencia en administración de proyectos, procesos y tecnología

• Líder que pueda ganar la confianza interna, y que gestione entre tus áreas de sistemas, tu equipo de trabajo y el desarrollador de RPA.
• Líder que conozca de procesos y que conozca de tecnología RPA.
• Líder que tenga experiencia en administración con un marco de trabajo como SCRUM, o una metodología de PMP.

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Habilitar la tecnología

• El líder será el que gestione que las áreas de TI faciliten todo lo necesario para que la infraestructura tecnológica esté disponible para el desarrollo y el ambiente de producción. 
• Es indispensable que cuentes con un ambiente de pruebas, es decir, los mismos datos que tienes en producción se tengan en pruebas para que la construcción de un proceso sea real y con las menores sorpresas cuando pongan el proceso en producción.

Aunque sea repetitivo, uno de los factores de éxito crítico es “Probar, probar y probar”. Asegúrate que el equipo dueño del proceso, genere un caso real con datos reales y un volumen real.

Una vez que pongas en blanco y negro esta estrategia, plantéala al equipo y designa a un líder que cubra las características descritas.