¿Qué es el Outsourcing de Procesos de Negocio?
El Outsourcing de Procesos de Negocio (BPO por sus siglas en inglés) es la contratación de funciones específicas como atención al cliente, marketing, etc., y no debe ser confundido con el concepto de outsourcing en general. Con el BPO, una función entera del negocio se externaliza.
De cualquier manera, los procesos sometidos al outsourcing rara vez son los principales. Lo que busca una compañía es obtener beneficios en aspectos de soporte; de esta forma, el equipo interno puede preocuparse por las tareas principales, en lugar de tener que aprender nuevas habilidades. Se trata de una relación ganar/ganar, ya que se le otorga a un externo un área en la que es especialista, además de que el gasto será menor.
Si hablamos de funciones de outsourcing, hay un back office y front office. El primero se trata de los procesos internos (compras, cuentas), mientras que el segundo lidia directamente con los clientes (ventas, soporte).
Tipos de outsourcing
- Fuera del país: esto es muy rentable para compañías de primer mundo, pues los salarios en países emergentes suelen ser hasta ocho veces menores.
- Fuera del país, pero cerca: un ejemplo muy claro es el de Estados Unidos/México.
- En el país: podemos hablar de compañías de outsourcing que están en otra ciudad. Uno de los grandes beneficios es que el tercero conoce el mercado, y no hay problemas de comunicación por el idioma. La idea es buscar lugares donde sea más barato operar.
Beneficios del Outsourcing de Procesos de Negocio
Reducción de costos
Quienes buscan el Outsourcing de Procesos de Negocio desean seguir construyendo la integridad de su empresa. Esta modalidad permite organizar la estrategia financiera y reducir costos sin comprometer la calidad.
Enfoque en el negocio
La mayoría de los negocios que quieren integrar BPO también desean expandir su línea de productos y servicios, pero ya no tienen tiempo para hacerlo. El outsourcing ofrece la oportunidad de ahorrar tiempo para que el personal se concentre en tareas valiosas.
Mejora de la productividad
Las compañías de Outsourcing de Procesos de Negocio han dominado su área y procesos relacionados, además de que trabajan con tecnologías y recursos de punto. Es así como pueden lograr el mismo desempeño fuera de su lugar de trabajo.
Acceso a procesos, recursos y tecnologías avanzadas
Las compañías de BPO trabajan constantemente para mejorar su fuerza de trabajo e instalaciones al adoptar las más recientes tecnologías, prácticas y activos.
Habilidad para reasignar recursos
Una empresa que ha optado por el Outsourcing de Procesos de Negocio, sin duda tiene que lidiar con muchas tareas de documentación. Con este cambio, ahora podrán redistribuir los recursos, reducir costos, y usar el espacio libre para otras mejoras.
Flexibilidad
Externalizar actividades no esenciales permite a una empresa ser más flexible, ya que no tiene que invertir en activos fijos, sino que puede convertirlos en variables. También se incrementa la flexibilidad en la gestión de recursos, además de que resulta de mucha ayuda al momento de integrar los cambios en el entorno laboral de forma más rápida.
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¿Cómo escoger al socio correcto para el Outsourcing de Procesos de Negocio?
1. Define los requerimientos
Es muy importante entender qué procesos serán externalizados. Sin estas especificaciones, será muy complicado encontrar al socio adecuado. El objetivo es que nuestro socio entienda perfectamente lo que la compañía quiere.
2. Evalúa las propuestas y selecciona una
Después de elaborar un documento con todos los detalles del proyecto, y obtener cotizaciones con distintos proveedores, es momento de analizar las propuestas y tomar una decisión. Nunca hay que dejarse llevar por los precios, pues el más barato podría ser el que menos ofrece, lo cual podría ser más costoso a la larga.
3. Negocia el contrato
Aquí es donde se refinan todos los aspectos del proyecto, cómo se le comunicará a toda la compañía, cuál será el periodo de implementación, qué se espera, cuál será el costo, y las penalizaciones por romper el contrato. También es importante dejar en claro cómo se tratarán las cosas cuando existan desacuerdos.
4. Inicia el proyecto
Cuando todo está listo, solo queda echarlo a andar. A estas alturas, un plan de acción completo ya debe estar establecido.
5. Monitorea el desempeño
Lo anterior solo es el inicio, pues ahora será necesario monitorear el desempeño de los procesos para asegurar su calidad.
Sabiendo esto, ahora será más sencillo tomar una decisión con respecto al Outsourcing de Procesos de Negocio. Si quieres implementar este modelo en tu organización, en icorp podemos ayudarte.
