En este caso de éxito, exploramos cómo la implementación de Microsoft Power Platform ayudó a una empresa internacional del sector alimentario a automatizar procesos clave, mejorando su eficiencia y optimizando la gestión de conciliaciones bancarias.

Problemática de la empresa

Una empresa internacional de alimentos enfrentaba un proceso manual y tedioso para gestionar sus conciliaciones bancarias. Utilizaban una herramienta robusta para almacenar la información, pero el proceso de crear informes y monitorear las conciliaciones era lento y propenso a errores humanos. Los usuarios debían descargar los datos en archivos Excel, realizar cálculos manuales y crear tablas para generar gráficos que ilustraran las conciliaciones cerradas, pendientes o superiores a ciertos montos.

Además, cuando una conciliación cumplía con ciertos criterios de riesgo, el usuario debía identificarla manualmente y enviar correos electrónicos de alerta. Este proceso tomaba alrededor de 4 horas diarias de trabajo continuo por parte de un colaborador.

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Desafíos previos

El proceso manual no solo requería una gran inversión de tiempo, sino que también aumentaba el riesgo de errores humanos, lo que podía retrasar decisiones críticas o no detectar riesgos a tiempo. La falta de integración y automatización entre sistemas dificultaba la agilidad operativa y generaba un desgaste en los recursos humanos.

El objetivo principal de este proyecto era reducir el tiempo que le tomaba a la empresa generar y gestionar los informes de conciliaciones bancarias. Además, se buscaba crear un sistema que automáticamente enviara alertas por correo electrónico en caso de que una conciliación fuera considerada como riesgosa, eliminando la necesidad de intervención manual.

Solución

Para abordar el problema, se decidió implementar una automatización integral aprovechando las herramientas disponibles dentro del ecosistema de Microsoft Power Platform. La solución se desarrolló siguiendo estos pasos:

1. Automatización del flujo de datos con Power Automate

• Power Automate se utilizó para descargar la información desde el portal bancario del cliente y almacenar los datos en SharePoint, centralizando la información de manera eficiente y segura.

2. Generación automática de informes con Power BI

• Una vez que los datos eran almacenados en SharePoint, Power BI los procesaba automáticamente para generar informes visuales, como gráficos y tablas, que permitían una fácil interpretación de las conciliaciones (cerradas, pendientes y con montos elevados).
• Power BI también configuró un sistema de alertas automáticas, enviando correos electrónicos cuando las conciliaciones cumplían con ciertos criterios de riesgo, eliminando la necesidad de supervisión manual.

Resultados con Microsoft Power Platform

La implementación de esta solución resultó en una reducción del 97% del tiempo que tomaba generar el reporte de conciliaciones. Lo que antes requería 4 horas diarias, ahora es un proceso automatizado que solo toma minutos. Además, la automatización del envío de alertas por correo electrónico ha mejorado significativamente la capacidad de reacción ante posibles riesgos financieros.

• Productividad mejorada. Al liberar al equipo de tareas repetitivas y manuales, se optimizó el uso del tiempo y recursos. Como resultado, los empleados se concentraron en actividades de mayor valor estratégico.
• Toma de decisiones más rápida y precisa. La capacidad de generar informes visuales y enviar alertas en tiempo real facilitó un mejor seguimiento de las conciliaciones. Además, permitió a la empresa actuar rápidamente frente a posibles riesgos.
• Mayor fiabilidad de los datos. Al eliminar el factor humano en los cálculos manuales y el procesamiento de datos, se redujo el margen de error y se aumentó la confiabilidad de la información.

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Conclusión

En resumen, la automatización de los procesos de conciliación bancaria mediante Power Automate y Power BI no solo mejoró significativamente la eficiencia operativa, sino que también impulsó la toma de decisiones informadas y la capacidad de respuesta ante riesgos financieros. Este caso de éxito demuestra cómo las soluciones de Power Platform pueden transformar procesos manuales complejos en flujos de trabajo optimizados, logrando resultados tangibles en la productividad empresarial.

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