La importancia de la reducción de costos en el área de TI
Cuando hablamos de competitividad en la empresa resulta necesario hablar de reducción de costos, y en un entorno en el que el área de TI se enfrenta continuamente a las exigencias de su Dirección por optimizar los presupuestos de TI y a los retos diarios por asegurar la continuidad del negocio y la satisfacción de sus usuarios, han pasado de usar infraestructuras tradicionales a infraestructuras virtuales. En este artículo te presentamos cómo se compone un presupuesto de TI, los pasos para armarlo y algunas alternativas de TI para reducir costos y optimizar los recursos.
¿Cómo se compone un presupuesto de TI?
A pesar de los beneficios que el uso de la tecnología en las organizaciones representa, las empresas que destinan un mayor % de sus ingresos al presupuesto de TI, son las que pertenecen al sector de Banca y Valores de acuerdo con un análisis realizado por Deloitte en 2016 y es menos de un 8%, esto aunque parece poco, cada vez más empresas se están sumando.
Los presupuestos de TI no solo deben reflejar los planes estratégicos a corto plazo sino también impulsar la innovación.
Algunos de los principales conceptos que forman parte del presupuesto de TI son los siguientes:
- Espacio que ocupa el área
- Espacio para el personal
- Personal interno
- Site
- Software
- Licencias
- Infraestructura
- Comunicaciones
- Servicios
- Enlaces y telecomunicaciones
- Formación
- Proyectos
- Consultoría
- Servicios profesionales externos
Pasos para armar un presupuesto de TI
De acuerdo con CIO, los pasos para armar un buen presupuesto de TI son los siguientes:
- Recopila los costos actuales de tu operación y verifica contra el presupuesto corriente, ¿Qué cambios han habido y por qué?
- Con base en lo anterior, estima posibles costos futuros. Aquí es necesario tener un monto exacto, actualizando propuestas, renegociando, concursando, etc.
- Detalla las fechas de cuando fue erogado cada concepto.
- Indaga acerca del crecimiento de personal, los nuevos negocios, así como sobre las ubicaciones actuales y futuras.
- Valida la filosofía y los objetivos de la organización a corto y largo plazo.
- Revisa las necesidades de capacitación, tendencias, nuevas tecnologías, etc.
- Revisa y actualiza inventarios, pólizas de mantenimiento, contratos de servicio, licencias, información sobre el estado de los equipos, tiempos de vida, garantías, etc.
Alternativas de TI para reducir costos
La tecnología además de ser un recurso innovador, se ha convertido en un aliado para aumentar la rentabilidad de las organizaciones con un menor costo, las TI pueden alterar los costos de una organización en cualquier parte de la cadena de valor.
Con base en esto, las organizaciones pueden integrar nuevas tecnologías que garanticen el cumplimiento de los objetivos comerciales del negocio.
Por mencionar un ejemplo, alternativas como la virtualización no sólo permite ahorrar dinero, sino que ayuda a aumenta la productividad de TI de forma considerable, pues el consumo de recursos en Internet no requiere inversión inicial, ni mantenimiento de infraestructura o personal de TI especializado.
Otras alternativas para reducir los costos son:
- Contratación de servicios especializados de TI
- Arrendamiento de infraestructura
- Cloud Computing
- Planes de recuperación ante desastres
- Soluciones de respaldo, recuperación y alta disponibilidad
- Uso de inteligencia de negocios
- Automatización robótica de procesos (RPA)
- Edificios inteligentes
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Anteriormente las empresas tenían diferentes aplicaciones y a su vez, personal especializado para cada una de ellas, en la actualidad esto ya no es necesario, gracias al uso de servicios administrados, es decir, la contratación de un proveedor que administre la infraestructura o los sistemas de TI de forma remota y proactiva.
Lo que se traduce en menor dependencia de personal especializado, una reducción considerable en los gastos, mayor eficiencia, mejores niveles de servicio y escalabilidad en función de los objetivos del negocio.
La reducción de costos en el área de TI es una pieza clave en la competitividad del negocio, pues conlleva el uso óptimo de los recursos para hacerlos más eficientes, de ahí la importancia que tiene para las empresas un buen presupuesto de TI.
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