La Oficina de Gestión de Proyectos (Project Management Office) es un departamento dentro de la empresa que define y mantiene estándares para asegurar el cumplimiento de los objetivos y propósitos de los proyectos de una organización. Implementar una PMO en tu empresa eficaz debe contar con fuertes conocimientos y habilidades sobre el negocio y la cultura de la empresa.

Funciones:

• Desarrollar un proceso común para la gestión de proyectos.
• Asegurar la existencia de personas que entiendan y apliquen efectivamente este proceso.
• Desarrollar soft skills necesarios en clientes, usuarios y gestores.
• Establecer programas de acompañamiento, feedback y Coaching para los líderes de proyecto.
• Fungir como mentor para los equipos de trabajo para pedir consejos, plantear problemas y trasladar sugerencias relativas a las particularidades que surgen en los proyectos.
• Validar comunicación efectiva de los mismos.
• Validar alineación estratégica.
• Análisis y seguimiento de costos y ROI.
• Visualizar los proyectos de la organización para establecer condiciones idóneas para la cooperación entre estos.
• Asegurar existencia y gestionar el mantenimiento de una base de conocimiento de lecciones aprendidas.
• Gestionar la documentación de los proyectos.
• Determinar qué métricas utilizar y enfocar a los equipos en la entrega continua de valor. Todo lo que no lo proporciona es desperdicio.
• Coordinar equipos, especialmente cuando existan miembros que trabajan de forma parcial para varios proyectos de forma simultánea.
• Fomentar la comunicación entre equipos, favoreciendo que las buenas ideas y prácticas identificadas por uno sean conocidas y aprovechadas por otros.
• Proteger a los equipos de proyecto, defendiendo y explicando sus necesidades a otros departamentos cuando deban tomarse decisiones relevantes.
• Evaluación de iniciativas de proyecto.
• Configuración de los proyectos, proporcionando metodologías, plantillas, políticas, herramientas informáticas, tecnologías de desarrollo, etc.
• Auditar proyectos y programas.
• Ejecutar revisiones posteriores a la finalización del proyecto.

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Beneficios de contar con una PMO

Los mercados son cada vez más competitivos, por lo que se vuelve imprescindible para las empresas contar con ventajas que sean relevantes para los clientes. Es así como la innovación se convierte en parte importante de la estrategia en las organizaciones; si no es acompañada de procesos y estándares claros, es difícil que cumpla con sus objetivos. El contar con una PMO genera efectos positivos en relación a los resultados de los proyectos:

• Disminución en proyectos fallidos.
• Disminución en los atrasos.
• Aumento en proyectos terminados antes de la fecha programada.
• Disminución de sobrecostos.
• Aumento de proyectos terminados dentro del presupuesto.
• Promueve la gestión de proyectos dentro de la organización.
• Apoyo importante en el logro de los objetivos estratégicos.

Entonces ¿una PMO debe gestionar todos los proyectos de una empresa?

No, una PMO debe gestionar únicamente proyectos estratégicos, de alto impacto o riesgo y de alto grado de inversión. Esto evita caer en la burocracia y que tu PMO se perciba más como un obstáculo en la operación en lugar de una entidad de apoyo.