Cuando hablamos de proyectos, ¿qué es lo primero que pensamos? Comencemos por la definición.

Un proyecto es la búsqueda de una solución a una problemática, un esfuerzo temporal para lograr solucionar el problema, el cual incluye diversas fases:

• Inicio
• Planificación
• Ejecución
• Seguimiento y control
• Cierre

Primero, necesitamos definir dos roles muy importantes dentro un proyecto: el project leader y el sponsor.

El project leader es el que planificará, coordinará y gestionará todas las actividades, recursos y demás elementos para la implementación de proyectos. 

El sponsor, un stakeholder, puede asumir esta responsabilidad, cuya finalidad es proporcionar los recursos económicos necesarios para que el proyecto se complete según lo planificado. Se trata de una persona o grupo de personas que defiende el proyecto al más alto nivel de la empresa, por lo que debe tener la influencia para comunicarse de manera efectiva con el CEO y las partes interesadas, facilitar los recursos necesarios y aprobar o rechazar los resultados.

Un stakeholder se refiere a los involucrados o afectados por el proyecto, independientemente del nivel que tengan en la organización.

1. Business case y objetivos SMART

Si queremos tener un proyecto exitoso debemos realizar varias actividades; el business case es una de ellas. Este documento será de mucha ayuda para el líder del proyecto, pues sirve para justificar el proyecto y analizar la rentabilidad y los riesgos. Con base en lo anterior, se toma la decisión de avanzar o no y por qué camino.

Dentro del business case debemos considerar lo comúnmente llamado “triple restricción” (costo, alcance, tiempo). Es muy importante definir cada una de sus partes, ya que puede haber problemas si no se cumplen con las expectativas.

Otra actividad importante para la implementación de proyectos es definir los objetivos, los cuales deben ser SMART:

• S: eSpecífico: ¿Es claro y conciso? Evita generalidades y banalidades.
• M: Medible: ¿Se puede cuantificar para luego evaluar si se logró?
• A: Alcanzable: ¿Es posible realizarlo? O ¿es un sueño guajiro?
• R: Relevante: ¿Está alineado con la estrategia? ¿Genera valor e impacto?
• T: Tiempo: ¿Tiene una fecha límite definida y acordada para su revisión?

¿Y qué pasará con estos objetivos? Por supuesto, debemos tener un cronograma con hitos importantes y actividades, a las cuales debemos darles seguimiento puntual con todos los involucrados en el proyecto; esto lo hará el project leader siempre alineándose al presupuesto. 

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Estructuras organizacionales

Las estructuras organizacionales son uno de los elementos que se deben tener en cuenta durante la implementación de proyectos, ya que estas definen la disponibilidad de recursos.

Si bien cada empresa se organiza de una forma completamente distinta, se suelen distinguir tres tipos de estructuras organizacionales:

• Funcional: estructura jerárquica clásica en la que cada empleado tiene un superior definido.
• Orientada a proyectos: equipo dedicado a tiempo completo y un director de proyecto que se sitúa al máximo nivel dentro de la organización.
• Matricial: común en empresas de servicios y en organizaciones que crecen con rapidez; mezcla características de organizaciones funcionales y orientadas a proyectos.

2. Seguimiento y control 

Esta fase es una de las más importantes, ya que “lo que no se mide no se puede mejorar”; por lo tanto, necesitamos asegurarnos de que el project leader se cerciore de la correcta ejecución de actividades e hitos importantes en tiempo y forma, así como de dar seguimiento al avance y desviaciones del proyecto. Todo esto se debe hacer en las juntas de seguimiento. 

• Juntas de seguimiento: en estas reuniones se revisarán los puntos relevantes relacionados con el progreso del proyecto, se establecerán acuerdos con los involucrados y, en caso de ser necesario, el project leader gestionará los riegos para mitigarlos.

Durante estas reuniones, se revisará el cronograma, minutas y se dará seguimiento a los acuerdos en reuniones previas.

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3. Cierre del proyecto

Cuando el proyecto ha concluido, lo ideal es que hayamos terminado las actividades en tiempo y los objetivos se hayan logrado. Después, es tiempo de presentar resultados y dar un vistazo a las lecciones aprendidas. Dentro de la presentación debemos incluir:

1. Planteamiento del proyecto
2. Objetivos
3. Resultados (incluir presupuesto y desviaciones)
4. Lecciones aprendidas

Definitivamente querrás aplicar la metodología de Project Management para que tu proyecto sea exitoso. Si no sabes por dónde empezar te invito a ver nuestro video 5 tips para un proyecto exitoso.