Desarrollando habilidades de comunicación efectiva en TI
A medida que la tecnología avanza y que las herramientas digitales se vuelven fundamentales para el crecimiento de las empresas o actividades diarias, se vuelve crucial que el usuario final cuente con un soporte que le permita optimizar su uso y confiar en los resultados que pueda obtener de estas. ¿Te has encontrado con dificultades para crear una relación como usuario y técnico de la información? Estas situaciones destacan la importancia de desarrollar habilidades de comunicación efectiva para facilitar la interacción.
Como ingenieros en TI, a menudo nos encontramos en situaciones en las que el cliente necesita apoyo para utilizar de manera óptima el software o hardware disponible. Estas situaciones pueden complicarse cuando hay una percepción de falta de entendimiento mutuo. A continuación, se describen algunas estrategias que facilitarán la comunicación y fomentarán un acercamiento entre ambas partes.
Crear un ambiente de confianza
Es fundamental practicar la escucha activa para generar un entorno donde el usuario pueda explicar no solo la falla, sino también el contexto de su duda. Permitir que el usuario comparta su perspectiva crea una sensación de entendimiento mutuo, lo que facilita mejores sugerencias y soluciones.
Lenguaje técnico y uso de analogías
Un ambiente de confianza se fortalece cuando ambas partes hablan un mismo idioma. En el ámbito de TI, el uso de jerga técnica puede generar una separación. Comprender las necesidades del cliente y su contexto te ayudará a utilizar analogías y a explicar soluciones de manera accesible. Esto permitirá al usuario expresar y entender mejor sus necesidades ante el departamento de TI.
Apoyos visuales y ejemplos
Es valioso utilizar diferentes referencias visuales para explicar al cliente. Esto no solo estrecha la relación, sino que también fomenta una comunicación más cercana. El interés mostrado por el ingeniero de soporte puede motivar al usuario a compartir más información. En ocasiones, el cómo se utiliza una herramienta es más relevante para el diagnóstico que la mera descripción del problema.
Tener un amplio conocimiento técnico en tu área, junto con herramientas adecuadas para gestionar peticiones e incidencias, es crucial. Sin embargo, no debemos olvidar que las relaciones interpersonales se construyen más allá de estas herramientas. Es fundamental que exista colaboración y apoyo entre ambas partes para lograr mejores resultados y agilizar tiempos.
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