“Nothing is particularly hard if you divide it into small jobs” – Henry Ford

Uno de los grandes retos en el área de Recursos Humanos es poder reclutar la mayor cantidad de posiciones en el menor tiempo posible. Pero ¿qué pasa cuando son más de 30 de un mismo perfil y tienes solo algunas semanas? Reclutamiento masivo de TI.

El reclutamiento masivo se da principalmente en el mercado industrial y para posiciones meramente operativas; sin embargo, también en el área de TI se tienen proyectos especiales y requerimientos que implican un gran número de vacantes.

Aunque la principal preocupación es cubrir en tiempo ¿cómo hacemos para mantener un estándar de calidad? ¿Cómo evitar caer en la trampa de solamente cumplir? A continuación, te presentamos algunos tips y recomendaciones para llegar a la meta:

Planeación

Lo principal será determinar la estrategia que seguiremos para lograr nuestro objetivo; por eso, necesitamos saber:

• Alcance y límites del proyecto.
• Tiempo que tendremos para realizar el proceso de reclutamiento.
• Los recursos humanos y económicos disponibles para el proyecto.
• Detalles a fondo del perfil de la posición que se buscará.

Cambia tu estrategia y proceso

Aunque ya tengas un proceso y filtros para el reclutamiento, este es un reto importante y requiere cambiar un poco la forma en cómo se hacen las cosas. Estos son los pasos a seguir:

• Divide el trabajo: Lo más probable es que simultáneamente tengas que estar cubriendo otras solicitudes o la rotación interna. Asigna a un grupo específico de personas que se enfocarán únicamente en este proyecto, así no se descuidarán las otras posiciones.
• Júntate con los mejores: Involucra a los que estarán a cargo de la parte operativa, o sea, de los líderes del proyecto, de esta forma será una responsabilidad compartida y un éxito del trabajo en equipo.
• Determina las etapas y duración del proceso de reclutamiento en base al tiempo que tengas para cubrir las posiciones: Definitivamente tendrás que dejar de lado algunos de los filtros o pasos que sigues regularmente y decidir rápidamente sobre las contrataciones.

Atraer candidatos

No solo se trata de contratar, sino de atraer a un número considerable de candidatos que cumplan con los requisitos de la vacante. Y entonces ¿cuántos candidatos necesitas?

Si nos vamos al histórico y estadísticas de nuestro proceso de reclutamiento podremos llegar a nuestro “cono o ratio de conversión”, el número mínimo de candidatos o aplicantes para lograr una contratación. Y aquí es cuando la tarea comienza a complicarse y a aumentar exponencialmente. ¿Cómo logro atraer y entrevistar a tantas personas?

• Trabaja en equipo. Realiza una estrategia de redes sociales y de difusión de la vacante en conjunto con el área de Marketing. Una opción que da muy buenos resultados es un video donde invites a aplicar a los candidatos y muestres los retos y beneficios de pertenecer a tu empresa.
• Programa de referidos. Difunde internamente la vacante. Tus aliados también están dentro de la empresa y les encantará la idea de ser remunerados por cada recomendación exitosa.
• Utiliza todos tus recursos. Desde redes sociales, bolsas de trabajo, anuncios en universidades, escuelas, programas municipales, etc.
• No pierdas de vista a esos candidatos que tienes detectados como buenos prospectos, pero que por algún motivo no pudieron ingresar o que les faltaba algún requisito. Seguramente más de uno encajará en el perfil que estás buscando.

Manos a la obra

Ahora que ya captamos suficientes candidatos ¿cómo realizamos todo ese trabajo?

1. Invierte en la gestión de la base de datos y del proceso de reclutamiento. Existen distintas plataformas y programas que te ayudarán a llevar un seguimiento y control de tus candidatos, como Workable, Hiring Room, Altamira Recruiting, etc.
2. De acuerdo a los requisitos mínimos acordados aplica un primer filtro que pueda abarcar desde las pruebas psicométricas, conocimientos específicos y experiencia mínima necesaria.
3. Separa a los que no están realmente interesados. Invierte en un evento, sesión o panel con los candidatos. Es muy fácil aplicar a la vacante desde casa, pero acudir a una entrevista o evento demuestra realmente si les interesa. Será un filtro con el que el candidato será quien se descarte o pase a la siguiente etapa.

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Un evento exitoso

Tendrá que ser una experiencia positiva para el candidato. Quizá contrates a 50, pero las 200 personas que fueron al evento hablarán y evaluarán a la empresa, independientemente del resultado del proceso.

• Elige un lugar con espacio y acorde al número de personas esperadas. Invierte en un coffee break o lunch para los asistentes.
• Cita a tus candidatos de forma escalonada, de esta forma tendrás tiempo para descansar y prepararte para el siguiente bloque.
• Pídeles que lleven su documentación básica y solicitud de empleo, así podrás ir adelantando un poco el proceso de ingreso.
• Para el filtrado de personal necesitarás a todo tu equipo y a los coordinadores del proyecto. Entre más personas participen, mejor. Será un día bien invertido.
• Estandariza criterios. Realiza una entrevista tipo donde se les pregunte lo mismo a todos los candidatos y puedas tomar decisiones rápidas. Funciona muy bien si se hace una tabla de puntos:
  • Está descartado.
  • Pasa a una segunda entrevista para revisar mejor su perfil.
  • Está contratado.
• Realiza entrevistas rápidas donde se evalúe rápidamente al candidato, así podrás tener más de un criterio y tomar rápidamente una decisión. De igual forma puedes realizar actividades en grupo que muestren su disposición al trabajo en equipo.
• Exámenes rápidos de conocimiento. Pruebas que te ayudarán a determinar si la persona realmente posee el conocimiento deseado. Preferentemente que sean de opción múltiple y no más de 10 preguntas.
• Practica el rechazo elegante para que los candidatos que desafortunadamente descartaste hablen bien de tu empresa y proceso. Sé respetuoso del tiempo del candidato.

¿Y si no llegué a la meta?

Aún queda mucho por hacer, no es tiempo de sentirse derrotado. Existen otras fuentes de candidatos que puedes aprovechar:

• Referidos de las personas que quedaron seleccionadas. Al confirmar su ingreso menciónale que todavía tienes vacantes y estos seguramente tendrán un conocido que pueda aplicar.
• Candidatos rezagados. Aquellos candidatos que por algún motivo no entraron a tiempo al proceso y que siguen disponibles.

Revisión de los resultados

Como la mayor parte de las veces se trata de proyectos, aun cuando hayamos cubierto nuestra plantilla no es buena idea confiarnos. Lo ideal es mantener abierta la vacante al menos durante un mes después de que inició el proyecto, así tendrás candidatos listos para ingresar.

De igual forma es muy importante realizar un análisis de nuestro proceso, de las cosas que funcionaron, los puntos a mejorar, los hallazgos y siempre mantener la mente abierta a nuevas estrategias.