Google Drive es el motor de Google Workspace y el giro de la aplicación, la convierte en una de las más relevantes de estos días porque permite crear, editar y almacenar archivos de forma segura y acceder a ellos desde cualquier dispositivo, pero sobre todo, trabajarlos de forma colaborativa.

Tiene una capacidad de búsqueda asombrosa que permite ahorrar mucho tiempo y cuenta con funciones que pueden ayudarte a trabajar de manera más eficiente. En este artículo te damos 10 consejos para organizar mejor tu Google Drive.

1. Utiliza convenciones de nomenclatura coherentes

Una convención de nomenclatura es la forma en que nombras tus archivos. Esta es una recomendación de la vieja escuela, pero sigue siendo útil. Aunque Google Drive te permite nombrar tus archivos como quieras, es importante ser coherente.

Mantén los nombres de los archivos cortos pero significativos para ti y tu equipo de trabajo. Una convención de nomenclatura coherente ayudará a limpiar tu Google Drive. Por ejemplo, al nombrar el documento “Gestión de Proveedores”, usa las mismas convenciones de nombres para facilitar tu trabajo.

En la mayoría de los casos, no hay ninguna razón para incluir el nombre del tipo de archivo porque Google Drive te permite ver el ícono del archivo y filtrar por tipo, como Documentos, Presentaciones, etc.

Si necesitas agregar una fecha, puedes incluir día, mes y año. Sin embargo, recuerda que Google Drive te permite ver la última vez que abriste o editaste un archivo, por lo que puede no ser necesario agregar una fecha. Si necesitas abreviar, te recomendamos usar letras mayúsculas para ayudarlo a recordar.

Google muestra de forma predeterminada los archivos en orden alfabético, por lo que esto también te ayuda a ver las cosas con mayor claridad en lugar de nombrarlas con diferentes versiones del mismo título. En pocas palabras, elige el sistema que funcione mejor para ti y apégate a él.

Una vez que determines las convenciones de nomenclatura, querrás organizar las cosas en carpetas y subcarpetas. Para ver tu lista de carpetas actual, haz clic en la flecha desplegable junto a Mi unidad. Desde ahí puedes hacer clic y arrastrar fácilmente archivos a carpetas.

Si estás organizando sobre la marcha, también puedes simplemente hacer clic en el ícono de carpeta de la aplicación para mover el archivo a una carpeta. 

Si deseas crear una subcarpeta (una carpeta dentro de una carpeta), selecciona primero la carpeta principal. Esto te ahorrará tiempo haciendo clic y arrastrando cosas.

2. Utiliza descripciones para archivos y carpetas

¿Sabías que Google Drive te permite agregar aún más información a tus archivos y carpetas?

Puedes ver los detalles y la actividad relacionada con un archivo o carpeta realiza lo siguiente:

• Selecciona primero el archivo / carpeta
• Haz clic en el ícono Ver detalles cerca de la parte superior derecha.

• Agrega información adicional, como una nota o una descripción detallada. Esto también facilitará la búsqueda de un archivo.

3. Codifica las carpetas con colores

Agregar color a tus carpetas puede ayudarte a reconocer visualmente los archivos más rápido y brindarte formas adicionales de organizar tu Google Drive.

Como puedes ver en la siguiente imagen, las carpetas están coloreadas. Esto no solo es más atractivo visualmente, sino que también puedes asignar significado a colores específicos.

Para cambiar el color de la carpeta desde Drive.

• Haz clic derecho (o control-clic) en la carpeta
• Ve a Cambiar color
• Selecciona el color de la paleta

Es posible que realmente te guste la codificación de colores y el color de todas tus carpetas, o simplemente decidas agregar color a las carpetas más importantes para que se destaquen.

4. Prueba un sistema de numeración

Asignar un número a archivos y carpetas puede ayudarte a mantener las carpetas más importantes en la parte superior de Mi unidad, sin importar su nombre. 

Al desplegar Mi Unidad, siempre aparecerán primero las carpetas con número y después las que comienzan con letras. Combinar ambos sistemas (colores y números) puede resultar muy útil a la hora de asignar relevancia, urgencia, categorías, etc.

5. Agrega emojis y caracteres especiales

Los emojis y caracteres especiales ✿ pueden agregar un poco más de diversión a tus archivos y carpetas. 

Los emojis pueden brindarte a ti y a tu equipo de trabajo una pista visual que les ayude a ubicar con facilidad los archivos y carpetas. 

Hay muchas formas de buscar y copiar emojis en los títulos de tus archivos y carpetas. Un recurso para esto es Emojipedia, donde puedes buscar y copiar emojis rápidamente en el escritorio. 

6. Prueba los hashtags

Otra forma de ayudar a organizar es usar hashtags. Pueden ser palabras o números, como #sgs o #001.

Esta estrategia podría ser excesiva si la usas para todo, pero podría ser una forma de personalizar tus archivos. 

Esto puede resultar útil para numerar tus proyectos o documentos compartidos.

Agregar el símbolo # ayuda a agrupar los números de una manera única, por lo que cuando buscas, no obtienes todo lo que tiene el número uno, solo #001. Este es un consejo que se recomienda para nombrar documentos compartidos con tu equipo de trabajo, que a su vez, nombrará tus archivos y carpetas de Google relacionados.

7. Prueba los espacios de trabajo de Google Drive

Aprovecha la nueva página de prioridad de Google Drive y los espacios de trabajo personalizados para organizar mejor tu Google Drive y tu trabajo.

Busca la opción Prioridad que aparece encima de Mi unidad. Puedes hacer que la página Prioridad sea tu página de inicio predeterminada yendo a la configuración de Google Drive.

Prioridad utiliza el aprendizaje automático para intentar predecir qué archivos necesitarás a continuación y hacer que estén disponibles en la parte superior de la página.

Debajo de Prioridad, también verás Espacios de trabajo. Los espacios de trabajo te permiten crear una colección de archivos en una ubicación.

Utiliza espacios de trabajo para organizar archivos sin moverlos. Estos te permiten recopilar un conjunto privado de archivos de trabajo para un fácil acceso continuo. Agregar archivos a un espacio de trabajo no afecta su ubicación de almacenamiento ni sus permisos, solo agrega archivos para ayudarte a encontrarlos más rápido. 

En espacios de trabajo, podrás ver sugerencias inteligentes de contenido relacionado para agruparlos y facilitar el acceso, como varios archivos relacionados con el mismo proyecto. También puedes crear tus propios espacios de trabajo personalizados que recopilen los archivos a los que tengas acceso, incluido el contenido almacenado en Mi unidad y varias unidades de equipo.

Puedes hacer clic con el botón derecho en cualquier archivo y seleccionar Agregar al espacio de trabajo para agrupar archivos dinámicamente mientras trabajas.

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8. Agrega archivos a varias carpetas

Al organizar Google Drive en carpetas, puede ser difícil decidir exactamente en dónde guardar ciertos archivos. Por ejemplo, ¿el borrador de este articulo del blog debería estar en mi carpeta «Artículos» o «Consejos de Google»?

Las carpetas de archivos digitales suelen imitar la forma antigua de hacer las cosas en papel pero, con las carpetas en Google Drive se puede hacer más.

Puedes agregar archivos a varias carpetas sin tener que hacer copias. Esto permite que las carpetas actúen más como etiquetas o categorías, lo cual es mucho más útil.

Para agregar un archivo a varias carpetas desde Google Drive:

• Haz clic en el archivo en Google Drive
• Use la combinación de teclas»Shift + Z».
• Se abrirá una ventana emergente que te permitirá agregar ese archivo a otra carpeta.

9. Utiliza la búsqueda avanzada para encontrar cualquier cosa en Google Drive

Incluso cuando no seas el usuario más organizado, puedes confiar en las capacidades de búsqueda para encontrar cualquier cosa.

Puedes hacer una búsqueda simple o hacer clic en la flecha desplegable del cuadro de búsqueda para obtener opciones de búsqueda más avanzadas.

¡Puedes filtrar por tipo de archivo, propietario, palabras clave, fechas y más!

10. Utiliza «Agregar a la unidad» para organizar archivos y carpetas compartidos

Aunque los archivos de la sección Compartido conmigo pueden no estar tan organizados como te gustaría, hay una manera de agregarlos a tu propia unidad y organizarlos en tus propias carpetas.

Cuando tengas el archivo compartido abierto, verás un ícono de Drive cerca de la parte superior izquierda, a un lado del nombre del archivo.

Haz clic en ese ícono y el archivo se agregará a tu Google Drive y podrás organizarlo en una carpeta.

Nota: Esto no es una copia, solo te da acceso al archivo en tu unidad.

También puedes agregar los archivos de la sección Compartidos conmigo de Google Drive haciendo clic con el botón derecho en el archivo y seleccionando Agregar a Drive. O bien, selecciona el archivo y haz clic en el ícono Agregar a la unidad del menú.

Cada vez hay más empresas moviendo sus documentos a este tipo de aplicaciones, pues la colaboración entre equipos de trabajo ayuda a intercambiar ideas, tener una participación equitativa y resolver problemas.

Organizar Google Drive permite hacer del trabajo compartido, una manera más segura y ágil de trabajar.

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