¿Qué es la gestión del cambio organizacional?
La gestión del cambio es la disciplina que guía a los individuos para prepararse y equiparse ante la adopción de un cambio que busca hacer más exitosa a una organización.
Esta provee un acercamiento estructurado para apoyar a las personas de una organización a moverse de su actual estado a uno futuro.
Existen distintos tipos de gestión del cambio, pero el que ataña a este artículo es el organizacional, el cual asegura que los nuevos procesos resultantes de un proyecto son realmente adoptados por la gente que resulta afectada, según Sheila Cox de Performance Horizons.
Beneficios
La gestión del cambio reduce el riesgo de que un nuevo sistema o cualquier otro cambio sea rechazado por la empresa. Por sí misma, esta no reduce costos o aumenta las ventas, pero sí incrementa el trabajo en equipo requerido para aceptar el cambio y operar con mayor eficiencia.
¿Cuándo se necesita?
La gestión del cambio organizacional se requiere cuando una compañía ejecuta un programa que interrumpe las operaciones diarias e impacta en:
- El trabajo de los individuos. Muchos empleos requieren de la realización de tareas rutinarias. Con el tiempo, la mayoría de la gente se familiariza con las herramientas provistas y el ritmo de trabajo. Incluso el cambio más pequeño puede resultar desconcertante para el staff.
- Los roles de los trabajadores. Mucha gente ve en su rol el valor para la compañía. Cuando tienen que asumir otro podrían sentirse incómodos. Las personas con grandes habilidades técnicas usualmente tienen problemas para ser gerentes, pues tienen que aprender a trabajar con más personas. Otra cuestión es que podrían comenzar a preguntarse cuál es su propósito cuando sus habilidades ya no sean reconocidas como antes.
- La organización. Los ejecutivos debaten los cambios más importantes por meses antes de tomar una decisión, analizando los efectos del cambio en la organización. Si algunos no están de acuerdo con lo que se ha decidido, estos tendrán tiempo de adaptarse o irse. Quienes están más abajo en el escalafón rara vez tienen esta oportunidad de procesar el cambio, pues los ejecutivos no quieren que se preocupen por algo que no pasará hasta después. Por eso, los individuos que tienen menos tiempo para prepararse suelen irse cuando el cambio se está llevando a cabo.
¿Por qué fallan los planes de gestión del cambio?
Para entender por qué fallan, primero debemos ver de qué está compuesta la gestión del cambio. The Boston Consulting Group explica en el artículo The Hard Side of Change Management que hay dos tipos de elementos en la gestión del cambio: factores suaves y duros. Los primeros son los que están relacionados con la gente:
Estos factores son difíciles de medir, y aunque son integrales para la construcción del proceso, no pueden definir el éxito.
Los factores duros, por otro lado, tienen tres características:
- Son medibles.
- Es fácil comunicar su importancia, tanto fuera como dentro de la organización.
- Pueden influir rápidamente.
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¿Qué requiere la gestión del cambio?
- Un patrocinador ejecutivo. Encargado de desarrollar el cambio y obtener los recursos necesarios para la gestión del cambio organizacional. Este debe entender los retos, tener mucha seguridad para confrontar a los escépticos y la capacidad de defender sus argumentos.
También debe estar al tanto del impacto en el staff. En su momento, debe comunicar honestamente lo que va a pasar, tratando justamente y con respeto a todos. Se toma el tiempo de escuchar a las personas, y explica por qué el cambio es necesario. En sí, su objetivo es suavizar la transformación, sobre todo para aquellos cuyo trabajo será radicalmente distinto de ahora en adelante. - Voluntad cultural para adaptarse al cambio. Los individuos deben estar convencidos de examinar la nueva información y adoptar los nuevos comportamientos y acercamientos. Esto puede ser complicado, pues la mayoría de las personas solo aceptarán los cambios que les hagan sentido.
- Recompensas y consecuencias. Los grandes cambios deben ser respaldados por recompensas y consecuencias. Aquellos individuos que cumplan sus objetivos deben obtener algo a cambio, y los que no, deben enfrentar las consecuencias.
Al final del día, la gestión del cambio organizacional debe resultar en la aceptación rápida y efectiva del cambio por parte de los trabajadores, haciendo que las organizaciones respondan con mayor rapidez a los cambios del mercado, implementen nuevas iniciativas estratégicas, y adopten tecnologías de punta para mejorar la productividad. Esta capacidad no se obtiene al azar, pues requiere de un acercamiento estratégico para poder incrustar el cambio en todos los departamentos.
