Al ser más que su instalación, el software puede considerarse como la sangre de cualquier compañía. Con una estrategia de gestión de activos de software (SAM por sus siglas en inglés), los negocios se empoderan para tomar mejores decisiones acerca de las licencias que reduzcan los costos.

¿Qué es la gestión de activos de software?

La gestión de activos de software se trata de la práctica de asegurar conformidad con los acuerdos legales establecidos en los contratos de software entre proveedor y usuario. Estos contratos, los cuales estipulan el número licencias de un software de las que puede disponer una compañía, establecen que es responsabilidad de la organización atenerse a los términos y condiciones.

Por eso, para cerciorarse de que se cumplan, los proveedores llevan a cabo auditorías cada determinado tiempo. Si se encuentra alguna no conformidad, el negocio es forzado a pagar de forma retroactiva por las licencias a precios más altos.

Aquí es donde la gestión de activos de software resulta sumamente importante. Para muchas compañías, evitar estas costosas auditorías es el objetivo primordial de sus programas de gestión; sin embargo, SAM puede hacer mucho más.

Objetivos de la gestión de activos de software

• Reducir costos al optimizar el uso del software y maximizar el retorno de inversión.
• Minimizar los riesgos legales al mantener conformidad con las licencias de software.
• Administrar cada etapa de la vida útil del software, desde la aprobación hasta el retiro.
• Alentar una estructura de negocio positiva, crecimiento y buenas prácticas.

Razones para contar con SAM

1. Optimización de contratos

Muchos negocios incursionan en las negociaciones de contratos de software sin la preparación adecuada.

Esta debe empezar identificando lo que la empresa realmente necesita. Con herramientas SAM y todos los procesos en su lugar, es posible dejar de pagar por licencias que no se usan y crear contratos que verdaderamente reflejen la cantidad correcta de licencias.

Otra parte importante de la gestión de activos de software es el benchmarking de la industria en cuanto a términos y condiciones entre cada proveedor. Es necesario asegurarse de que el negocio está obteniendo un precio competitivo y concesiones adecuadas al momento de adquirir una licencia.

2. Garantizar la rápida realización de una auditoría

SAM puede convertirse en una defensa en contra de las auditorías, pues no hay duda de que una gestión de software con un acercamiento estratégico resulta de gran ayuda.

La gestión lleva a un mejor entendimiento del entorno del software, algo que los proveedores no esperan encontrar para trasladar los costos de la auditoría; sin embargo, con las herramientas adecuadas, la empresa estará lista para la llegada de los auditores.

Al ser contactada por los proveedores, la compañía no solo sabrá si está en conformidad, sino que podrá obtener fácil y rápidamente todos los datos sobre el uso de las licencias. Al final, esto permite que la auditoría sea un proceso más sencillo y menos tedioso. 

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3. Incremento de la automatización de procesos

Aunque SAM requiere del elemento humano para analizar los datos apropiadamente, existen muchas maneras de automatizar los procesos de gestión de software. Las aplicaciones y herramientas que hacen esto posible pueden ayudar con cosas como el descubrimiento de activos, la gestión de inventarios, la renovación automática y la renegociación de contratos.

Añadir este tipo de automatización en el proceso ahorra tiempo y libera a quienes antes se encargaban de la gestión de activos de software para que puedan enfocarse en extrapolar la información recolectada.

4. Gestión completa de la vida útil de los activos

El software representa una inversión importante; por eso, los negocios deben aprovechar al máximo estos activos durante toda su vida útil.

Priorizar esta gestión significa una mayor visibilidad en cada licencia, desde su adquisición inicial en adelante. Una mejor administración de los activos permite ver dónde y cómo cada licencia es usada. Así, es posible decidir si vale la pena seguir con el software y comprar licencias inteligentemente.

Hoy en día, el software es indispensable para cualquier empresa. A pesar de tratarse de una inversión importante, la mayoría no sabe realmente lo que necesita o no pone atención a cómo son usados estos programas. Para obtener todo el valor de estos activos, las compañías necesitan tener un entendimiento exhaustivo del entorno. Cuando esto ocurre, los ahorros comienzan a ser representativos.

Desafortunadamente, la gestión de activos de software es vista todavía como algo innecesario por muchos ejecutivos. Pero, para adaptarse y alcanzar el éxito, los negocios deben hacer de SAM una prioridad de TI.

Para finalizar, se recomienda el uso de herramientas que ayuden a tener una mejor gestión de los activos. Sin embargo, el mercado actual de ITSM está saturado de estas herramientas que es difícil elegir la mejor.

Hay que considerar las ventajas que ofrece cada una, así como sus funciones.

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Fuentes: Vector Networks, Aspera, Insight