Cuando un negocio está en crecimiento, la cantidad de datos que son recolectados incrementa simultáneamente. La pregunta principal aquí es: ¿Qué es lo que podemos hacer con estos datos?, ¿cómo podemos utilizarlos para beneficio del negocio? Aquí es donde tiene relevancia el análisis de datos.

El análisis de datos es la técnica de trabajar con datos para obtener información útil que nos pueda ayudar para la toma de decisiones de un negocio. Y no solo eso, también ayuda a que no nos perdamos en la inmensa cantidad de datos al darles una estructura más digerible.

Para realizar el análisis de datos, es necesario seguir el siguiente proceso: Recolección, almacenamiento, limpieza, análisis y representación. Cada una de estas etapas forman un workflow (flujo de trabajo) cuyo fin es generar reportes con KPI (Indicadores clave del negocio) que sean útiles para el mismo. 

Es de suma importancia el mantenimiento y monitoreo constante de estos flujos de trabajo, ya que, sin ellos, el análisis de datos sería una tarea muy tediosa y tardada, lo cual no es beneficioso para una unidad de negocio.

En este post mencionaremos algunas funciones que se pueden realizar con un workflow para el análisis de datos, así como la importancia de darle mantenimiento y monitoreo.

Herramientas de un workflow en el análisis de datos

Existen muchas herramientas en el mundo del análisis de datos que nos ayudan a extraer, limpiar, modificar y organizar grandes cantidades de datos.

Algunas de estas herramientas son: Tableau Prep Builder, Tableau Desktop, Alteryx, Power Automate, Qlikview, algunas librerías de Python, entre otras.

Las ventajas generales de utilizar estas herramientas son que podemos crear y automatizar workflows (flujos de trabajo), nos ayudan a recopilar la información, limpiar, organizar y crear reportes significativos. Todo esto en un tiempo mucho menor al que nos llevaría hacerlo de manera manual.

Funciones principales de las herramientas

1. Permitir conectarse a diferentes bases de datos simultáneamente. Se pueden extraer datos con base en consultas (queries) y unificar varias tablas de datos. 
2. Limpieza y edición de datos. Se pueden crear datos calculados con base en los datos disponibles y modificar su formato o estructura para adaptarlos a nuestras necesidades. Este es el paso que por lo general se lleva más tiempo.
3. Crear y presentar indicadores clave del negocio (KPI). Además, se pueden crear gráficas de datos (dashboards).
4. Ejecutar otros flujos de trabajo con base en triggers (dada una condición o valor en nuestro reporte). Los triggers también permiten recibir alertas por email o mensaje cuando un indicador del negocio rebasa cierto valor.
5. Automatizar el flujo para que se corra en un horario específico, además de publicar y mantener actualizado el reporte en el servidor para uso del negocio.
6. Enviar automáticamente un resumen o snapshot de un reporte por email.
7. Recibir alertas por email cuando nuestro workflow falla o no se ejecuta. Esto nos permite hacer a tiempo las correcciones necesarias en el flujo de trabajo, para que el negocio no se vea afectado.

Como podemos ver, un workflow permite obtener indicadores clave de una empresa de manera automática, más rápida y accesible. De este modo, se puede invertir más tiempo y enfocar la atención en las estrategias para la mejora del negocio.

Importancia del monitoreo y mantenimiento de workflows

1. En algunos casos, la ejecución de un flujo de trabajo depende de la ejecución de otro, es por eso que, los workflows siempre deben funcionar correctamente y ejecutarse en el momento establecido.  
2. Hay que tomar en cuenta que eventualmente habrá actualización o modificación de las fuentes de datos que se utilizan en un flujo de trabajo. Esto ocasionará que un workflow no funcione como debe ser y que los reportes no estén disponibles para el negocio. Es por eso que, es necesario estar atentos cuando se lleve a cabo una modificación o actualización de datos. Esto permitirá tomar las acciones preventivas para evitar una falla en el flujo de trabajo.
3. El tiempo es crucial para la toma de decisiones. Los workflows ayudan a realizar de manera automática esas tareas tediosas que nos llevan mucho tiempo.
4. El monitoreo nos permite detectar posibles mejoras u optimización del flujo de trabajo.
5. Es importante conocer nuestro flujo de trabajo y las partes que lo conforman, para saber más fácilmente qué acciones tomar en caso de que falle.
6. La toma de decisiones y futuro del negocio depende en gran parte de la visualización y disponibilidad de estos reportes.

El futuro y éxito de un negocio depende en gran medida de los datos que posee. Pero lo más importante no es tener la mayor cantidad de datos posible, sino el saber qué hacer con ellos para poder obtener indicadores valiosos que reflejen el estado de un área de negocio, y de esa manera saber que camino y estrategias tomar para lograr las metas de una empresa.

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