La forma de adquirir recursos está pasando de manera vertiginosa de un modelo de intercambio de capital o CapEx, a un modelo de pago por servicio u OpEx.

Este cambio en la forma de adquirir bienes y servicios no es un caso de estudio exclusivo a nivel empresarial, para entenderlo en este artículo hacemos una referencia a la adquisición de servicios de consumo masivo que todos conocemos, como es el caso de Netflix y Uber.

¿Recuerdas la última vez que compraste una película para poder disfrutarla? ¿Es necesario comprar un automóvil para poder trasladarte de un lugar a otro? 

En este artículo analizamos el ejemplo de Netflix y Uber, además te decimos cuáles son las diferencias entre el esquema CapEx y OpEx y los cinco puntos que debes considerar en tu estrategia de TI para pasar de un esquema a otro.

CapEx vs OpEx

Hace algunos años para disfrutar de una película en casa, era indispensable adquirir un reproductor para CD, DVD o VHS; comprar la películas en algún formato compatible con el reproductor; eventualmente la gente comenzó a ofrecer películas en renta, pero el cambio en la industria lo provocó Netflix y empresas seguidoras en la industria de Amazon Prime y recientemente Disney + o HBO Max.

¿Te has puesto a pensar en los equipos o reproductores que utiliza Netflix para que puedas reproducir el contenido de entretenimiento en tu hogar o en las marcas de los dispositivos o software en que almacena el contenido? Seguramente no, quizás lo único que te preocupa es que el servicio esté disponible y puedas disfrutar del contenido en el momento que lo necesites.

Con Uber sucede algo parecido, tú no eres dueño del auto, ni responsable del chofer. Sin embargo, tienes una expectativa sobre el auto y la calidad del servicio.

No es relevante si te transporta un vehículo de una marca determinada, lo importante es que el nivel de servicio cumpla con las expectativas del vehículo, la seguridad, la forma de conducción del chofer y cuente con los recursos suficientes para transportarte de un sitio a otro.

En el ámbito empresarial sucede lo mismo, para muchas organizaciones es más conveniente obtener infraestructura de TI de forma flexible.

Algunos de los activos de TI que hoy en día pueden ser adquiridos mediante esquema de OpEx o arrendamiento son los siguientes:

• Switches
• Servidores
• Access Points
• Equipos de seguridad
• Herramientas de virtualización

A continuación te decimos las diferencias entre los dos esquemas para que puedas analizar lo que más le conviene a tu organización.

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Esquema CapEx

• Bajo este esquema tradicional se obtiene la propiedad de los bienes adquiridos. Para operarlos, en ocasiones es necesario invertir más en consultoría y servicios para que el goce o alcance esperado de lo adquirido funcione al 100%  .
• El pago por el bien adquirido es de contado, se hace un erogación por el importe total y como beneficio en el impacto del flujo de efectivo se pueden obtener unos cuantos días o meses para liquidar el importe.
• La factura se emite en una sola exhibición y la deducción de la misma está sujeta a ciertas reglas y condiciones fiscales que tienen que ver con la deducción del monto total a la fecha de la adquisición.

Cuando una empresa recibe flujo de efectivo excedente y positivo, muchas veces decide en ese momento adquirir activos o bienes para compensar el flujo excedente y deducir dichos gastos para abastecerse en este caso de tecnología. Ante este tipo de situación el esquema de adquisición CapEx sigue siendo una estrategia financiera conveniente.    

Esquema OpEx

• Los bienes se adquieren como servicio. En este esquema la propiedad es completamente optativa, se busca el goce del bien y no tanto la propiedad. Sin embargo, al final de una corrida financiera se puede puede optar por tener la propiedad del bien en cuestión.
• Se paga por un alcance determinado, se integran a los bienes los componentes necesarios para que el cliente pague por un goce o alcance determinado en el cual los bienes o productos detrás de la solución ya no son indispensables, así como tampoco es indispensable tener la propiedad de la infraestructura. 
• Se emite un pago o renta mensual correspondiente al tiempo por el que se hace uso del producto.   

Cuando una empresa necesita suavizar su impacto en inversión y requiere recursos tecnológicos a corto plazo y flexibilidad para agregar o disminuir recursos con base en la demanda, el esquema de arrendamiento es altamente conveniente.

El flujo de efectivo es un factor a cuidar en la salud financiera y es un punto por el cual los Directores de Finanzas pueden apostar por este esquema.

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5 Puntos a considerar en tu estrategia para pasar de CapEx a OpEx      

La tendencia a arrendar bienes y servicios pone a disposición de las organizaciones un amplio portafolio de posibilidades. Si es tu caso y estás pensando adquirir recursos bajo el esquema OpEx, considera los siguientes puntos en tu estrategia.

1. Analiza los objetivos del negocio

Analiza los objetivos reales de tu negocio y la filosofía organizacional, identifica qué activos de la operación pueden ser arrendados, si la demanda de recursos es fluctuante y necesitas adaptarte de manera eficiente, seguramente un esquema de OpEx es ideal para ti. 

2. Considera los cambios en las Tecnologías de Información

Las Tecnologías de Información presentan dos características importantes, tienen ciclos de vida cortos y se requieren certificaciones complejas para operarlas.

Al tener ciclos de vida cortos, contar con la propiedad de los activos no es muy atractivo ya que en algunos casos cada 3 o 5 años se debe renovar la tecnología, por lo que arrendar hace mucho sentido. 

Existe una oferta robusta de fabricantes en el mercado y cada marca requiere intervención de especialistas certificados para que la tecnología funcione de forma óptima.

En los esquemas de arrendamiento frecuentemente se integran los servicios profesionales, lo que permite obtener un servicio funcionando y olvidarse de las marcas de los equipos y de la consultoría para la operación. En áreas de Tecnologías de Información generalmente resulta conveniente adquirir recursos bajo esquema OpEx.     

3. Evalúa el impacto financiero

En el análisis operativo puede resultar mejor adquirir soluciones a la medida bajo esquema de arrendamiento.

El flujo de efectivo lo ejecuta la gerencia de finanzas y un gran peso de la decisión recae en dicho análisis, considera involucrar a los analistas en el camino para la adquisición de los recursos, el impacto en el flujo de efectivo dictamina la mayoría de las decisiones sensibles que toma la empresa.     

4. Haz equipo

Forma un equipo multidisciplinario a fin de tener una perspectiva muy amplia sobre el impacto de la decisión de operar con un esquema OpEx y toma en cuenta que no se trata solamente de un esquema de financiamiento, se trata de una decisión de negocio que va ayudar a habilitar la competitividad de la organización de manera significativa.

Un equipo multidisciplinario te ayudará a definir el alcance de las decisiones que tomes.

5. Busca aliados

El éxito de tu estrategia dependerá directamente de la capacidad de tu aliado tecnológico para cumplir con las necesidades, expectativas de tu organización y con el alcance definido.

Evalúa aliados estratégicos que te ayuden a establecer un alcance real de los proyectos.

Recurrir al esquema OpEx para adquirir infraestructura tecnológica es una forma de habilitar la competitividad de las organizaciones, obtener servicios bajo demanda es una tendencia a la alta en la cual los proveedores están siendo cada vez más capaces de entender y sobre todo atender las necesidades de los clientes ofreciendo esquemas atractivos. ¿Ya conoces las posibilidades que tienes para explotar al máximo tus proyectos? 

Si quieres conocer más información sobre las diferentes opciones para adquirir infraestructura de TI para tu negocio y habilitar la competitividad, en icorp podemos ayudarte a diseñar una estrategia para pasar de CapEx a OpEx.