El compromiso del área de TI con la optimización de los recursos
Con el nuevo enfoque en la competitividad, el área de TI es responsable de promover la optimización de recursos en las organizaciones. Sin embargo, las preguntas constantes son, ¿Cómo aprovechar mejor los recursos con los que ya cuenta la organización y entregar más valor? y, ¿Se puede cambiar algo sin crecer el presupuesto de TI? La respuesta es sí. A continuación te decimos tres elementos que te ayudarán a optimizar:
3 Elementos para optimizar recursos en TI
- Diseño de Sistemas de Gestión de Servicios
- Uso de Business Case
- Integración de tecnología
1. Diseño de Sistemas de Gestión de Servicios
El primer paso es conocer cuáles son las verdaderas necesidades y expectativas de la organización, esto permite a un área de TI identificar si sus esfuerzos actuales están encaminados hacia el cumplimiento de esas expectativas.
A partir de ahí, el área de TI puede recurrir al diseño de Sistemas de Gestión de sus servicios, este es un modelo que ayuda a eficientar procesos y:
- Sistematizar operaciones
- Obtener control de las actividades de la entrega de servicios
- Aumentar la eficiencia a través de la detección de áreas de oportunidad
- Generar ahorros y distribuir los recursos eficazmente
- Mejorar el nivel del servicio y la satisfacción de los usuarios
- Asegurar la entrega de servicios rentables y de calidad
- Promover la mejora continua
Al promover la mejora continua en los procesos y servicios, el diseño y la implementación de los Sistemas de Gestión ayuda al área de TI a optimizar mejor sus recursos como el tiempo, la tecnología y su talento humano.
La visibilidad que otorgan los Sistemas de Gestión ayuda también a identificar cuando algo en la entrega del servicio de TI no se está cumpliendo, en las área de TI esto favorece al análisis de la situación actual y la búsqueda de la optimización de recursos a través de iniciativas de mejora.
Como apoyo a estas iniciativas está la siguiente herramienta, el Business Case.
2. Uso de Business Case
El Business Case o Caso de Negocio es un planteamiento de los antecedentes, hechos y datos que están ligados a un contexto determinado con el fin de ofrecer la información necesaria para justificar una iniciativa de mejora desde la perspectiva del valor estratégico y el costo – beneficio.
Ayuda a optimizar recursos porque antes de implementar cualquier proyecto, prevé consecuencias cualitativas y cuantitativas, por lo que el impacto de las decisiones sobre las iniciativas en la organización está directamente relacionado con los objetivos estratégicos del negocio.
En muchos casos el Business Case es un arma muy poderosa para la justificación de proyectos que tienen que ver con la integración de tecnología. Y justo esta es la tercera herramienta para optimizar el área de TI.
3. Integración de tecnología
Como tercera herramienta para optimizar recursos, las áreas de TI pueden recurrir a la última tecnología a su alcance, que no requiera de grandes inversiones iniciales y que además les permita ser flexibles y ágiles.
A pesar de que la inversión en tecnología representa un costo para la organización, la relación de su costo-beneficio (con ayuda de un Business Case y el ROI) puede garantizar que a un mediano o largo plazo, el uso de esa tecnología permite optimizar recursos como son tiempo, dinero y talento humano.
Algunas de las opciones disponibles en el mercado que ayudan a optimizar son:
- RPA (Robotic Process Automation)
- Monitoreo de infraestructura
- Virtualización
- Cloud Computing
En particular los servicios de Cloud Computing han incrementado en las empresas de un 15% a 30 % en los últimos 4 años y se espera que se duplique en el año 2030.
Considerando que todos los servicios en la nube son escalables y con un modelo flexible gracias a los costos hechos a la medida, las áreas de TI pueden ofrecer sus servicios de forma más ágil y eficiente y pagando sólo los recursos que necesita.
«En cualquier organización, la tecnología de la información tiene un poderoso efecto sobre la ventaja competitiva, ya sea en costo o en diferenciación»
Michael E. Porter
En resumen, cualquier área de TI puede aportar significativamente en la optimización de los recursos sin necesidad de invertir grandes cantidades de dinero que afecten la estabilidad financiera de la empresa.
La incorporación de nueva tecnología puede complementar la estrategia de optimización y por sus beneficios ayudar en la habilitación de la competitividad.
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