En la actualidad, vivimos abrumados por el tiempo, sentimos que no nos alcanza el día para terminar todo lo que tenemos que hacer en el trabajo, y vamos reduciendo el tiempo de otras actividades de igual o mayor importancia como la familia, amigos, hobbies, religión, deporte, estudio, vacaciones, etc…

Aquí puede haber dos posibilidades, la primera es que realmente tengamos una sobrecarga de trabajo, para lo cual tendríamos que gestionar en nuestra área o equipo el equilibrio de actividades; y la segunda es que no estemos administrando el tiempo efectivamente. Hay mucho material sobre este tema, y ya en alguna ocasión te habíamos dado algunas recomendaciones sobre cómo mejorar nuestra gestión del tiempo. Ahora, hablaremos sobre los distractores en una oficina que nos lo roban.

Si no logramos realizar las actividades que tenemos pendientes, comenzamos a frustrarnos, a estresarnos, y en algunos casos a enfermarnos, lo que lleva a una baja productividad y a una lista más grande de actividades pendientes.

Una manera de empezar a gestionar el tiempo es detectando los distractores en una oficina, aquellas actividades, factores o situaciones que nos impiden terminar las cosas importantes, dicho en otras palabras, las que nos quitan el tiempo.

Seguramente ya pensaste en varias, pero aquí dejamos algunas de las más comunes:

• Teléfono celular: este dispositivo es de gran ayuda para ahorrar tiempo si se usa adecuadamente, pero si estamos al pendiente de cualquier ruido que haga para de inmediato revisarlo, entonces será uno de los distractores en una oficina más importantes que podamos tener.

• Teléfono de oficina: así es, también el teléfono del escritorio puede ser un distractor. Si estamos en medio de una actividad importante y constantemente nos interrumpen, no lograremos terminarla. Pongamos prioridades, en ocasiones es válido no contestar.

• Correo electrónico: el correo electrónico es todavía uno de los medios de comunicación más importantes en las organizaciones, pero si estamos constantemente revisándolo, se convierte en un distractor. No es necesario checarlo cada cinco minutos cuando sabemos que solo un mínimo de los correos que nos llegan es altamente importante.

• Juntas: nos referimos a las no organizadas, esas en las que todos dicen que fue una pérdida de tiempo. Cuando nos convoquen a una junta, preguntemos si debemos llevar alguna información lista, cuál es el objetivo, quién modera, y qué se espera de mí; si las respuestas no son satisfactorias, tenemos derecho a rechazarlas.

• Perfección: buscar hacer las cosas bien no es pérdida de tiempo, pero el circulo de revisiones interminables en donde las mejoras detectadas ya no son justificables al tiempo invertido se convierte en un distractor. Hagamos trabajo en equipo para detectar cuando estemos cayendo en una pérdida de tiempo.

• Compañeros de trabajo: en algunas ocasiones, los compañeros de trabajo no se percatan de que estamos concentrados en algo importante, y continuamente nos interrumpen con preguntas laborales o incluso con comentarios triviales. Amablemente podemos decir que estamos en algo importante y que con gusto podemos platicar más tarde. También existe la posibilidad de encontrar un área aislada en donde se pueda trabajar mejor.

• Antojos: cuando el antojo ocurre varias veces al día, entonces estamos hablando de un distractor. Una taza de café en la mañana es un motivador para muchos, pero pararse por la cafetera cinco veces ya es una pérdida de tiempo. Lo mismo ocurre con el cigarro, la máquina expendedora, etc…

• Motivación: cuando la actividad que nos asignan no es algo que nos apasione o motive, cualquier circunstancia será motivo para detenerla o postergarla. Encontremos actividades que nos llenen de satisfacción cuando las terminemos.

Lee también: Descubriendo la ciencia del orden

Hasta aquí con los distractores en una oficina o ladrones de tiempo más comunes. Estoy seguro de que cada uno puede encontrar un par más, agréguenlos a la lista.

Por último, me gustaría compartir una imagen de la Matriz de Eisenhower, una representación gráfica que propone priorizar actividades en base al nivel de importancia y urgencia de cada una. Úsala como base para comenzar a organizar tu lista de pendientes, y claro, los distractores hay que ponerlos en el cuadrante inferior derecho.

Espero que este artículo te ayude a mejorar tu gestión del tiempo y pueda quitarte un poco del estrés asociado a la lista de pendientes.