Las videoconferencias no son nada nuevo, pero su uso sea se ha proliferado como nunca antes debido a la pandemia de COVID-19 por la que atravesamos en estos momentos. La cuarentena ha obligado a muchas compañías a implementar un modelo home office para una parte de sus colaboradores.

Esto implica una serie de retos técnicos y de seguridad que, en su mayoría, son dispuestos por la misma empresa; sin embargo, hay algunas cosas que puedes hacer para contribuir a que este tipo de interacciones laborales sean más efectivas. Aquí algunos consejos para tener una mejor una videoconferencia:

1. Asegúrate de tener una conexión estable

Las conexiones en casa no suelen ser tan potentes como en una oficina, sobre todo si hay más personas en la casa disponiendo de la red. Al estar transmitiendo y recibiendo video, la conexión puede comenzar a alentarse; por eso, lo mejor es pedirle a tus familiares que no descarguen o suban contenido en sus computadoras, dispositivos o consolas mientras estás en la llamada.

2. Controla tu entorno

Es casi imposible que controles lo que pasa afuera de tu casa; pero puedes tomar algunas medidas que te permitan tener una mejor videoconferencia como cerrar puertas y ventanas. Dentro es algo más sencillo, pues solo tienes que pedirle a quienes vivan contigo que se mantengan alejados de tu área de trabajo momentáneamente. ¡Los accidentes suelen ocurrir!

3. Escoge un lugar adecuado

Lo ideal sería que hicieras la llamada desde tu estudio; pero si no tienes, considera hacerla en un lugar con buena iluminación y en donde no entre mucho ruido. También debes prestar atención a lo que tus compañeros o jefes verán detrás de ti. Si estás en tu habitación, procura que no aparezca un clóset abierto o un televisor prendido. Si aparece algún tipo de decoración, asegúrate que sea neutral o la apropiada para la reunión virtual.

4. Cierra otros programas

Antes de comenzar con la videoconferencia, cierra todos los programas que mermen el desempeño general de tu equipo. Muchas pestañas abiertas en tu navegador también podrían ralentizar el sistema operativo, sobre todo si estás trabajando en una laptop no tan potente. Que comiencen a sonar los ventiladores es una señal muy clara de que necesitas cerrar ventanas y demás mientras estás en la llamada.

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5. Conéctate antes para verificar que todo esté en orden

Si entras en el último minuto, probablemente te encuentres con algún problema con tu cámara, micrófono u otro aspecto del software. Procura conectarte antes de la hora pactada para probar la conexión y todos los elementos de la llamada. Varios programas de videoconferencias tienen señales de prueba para cerciorarse de que todo esté correcto. Asegúrate también de que la cámara esté bien posicionada y que aparezcas por competo.

6. Familiarízate con el software

Identifica dónde se encuentran los botones del micrófono, video, compartir pantalla, chat, finalizar llamada, etc. Al estar familiarizado con las opciones podrás evitar cosas como terminar la llamada por un descuido o ¡hasta aparecer en la pantalla por accidente! Sin duda, uno de los consejos para tener una mejor videoconferencia.

7. Concéntrate

Cuando alguien toma la palabra por un largo tiempo, resulta inevitable ponerse a trabajar, pues ¿quién se dará cuenta? La realidad es que debes evitar hacer esto a toda costa, ya que el verdadero propósito de las videoconferencias es informar a todos sobre algún acontecimiento importante. De igual manera, no podría haber nada más embarazoso que pregunten por tu opinión de algo a lo que no estabas poniendo atención.

8. Ten precaución con los detalles

Dale oportunidad de hablar a los demás y trata de no interrumpir. Si vas a compartir pantalla, cerciórate de no tener abiertas ventanas de asuntos personales. Si no tienes la palabra, silencia tu micrófono para evitar que esa persona se distraiga.

Con estos consejos para tener una mejor videoconferencia no solo crearás el ambiente perfecto para sostener estas reuniones de trabajo, sino que darás una imagen profesional y responsable aun estando en casa.