Lograr una buena comunicación a pesar de la distancia puede ser un gran desafío, especialmente porque no puedes ver cómo reaccionan las personas a través de su lenguaje corporal.  Esto, generalmente, hace que se pierdan pistas e indicios, lo que podría complicar las interacciones mientras se trabaja de forma remota.

Es por ello que comparto contigo algunos tips que podrían ayudarte a mantener una comunicación eficaz:

• Dale un contexto. Comunicarse sin contexto solo confundirá a la persona con la que hablas y la dejará con un montón de preguntas. Explícale las razones y el objetivo de tu solicitud/idea; la persona entenderá las implicaciones y sabrá qué es lo que quieres lograr y lo que necesitas que aporte.

• No asumas. No des por hecho que la persona conoce los detalles que tienes en mente, ve despacio y tómate el tiempo para explicarle la idea paso a paso siendo muy claro. Asegúrate de que entiende lo que quieres decir o pregúntale directamente si entendió la idea y cuál es su posición.

• Escenifica tus ideas. Trata de relacionar tus ideas con ejemplos comunes que sean fáciles de identificar y le hagan entender la situación.

• Pide que te dé su opinión. Esto te ayudará en la creación del vínculo, ya que se dará cuenta de que se trata de un común acuerdo y no solo de una imposición. Ambas partes darán lo mejor de sí para lograr los objetivos.

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• Usa emojis. Según las investigaciones, el 55 por ciento de la comunicación se basa en el lenguaje corporal, el 38 por cierto en el tono de voz y el 7 por cierto en las palabras. Algo que puede ayudarte a ser “más real” es el uso de emojis en el chat. Aunque no sean tan apropiados para otros canales de comunicación o destinatarios, estos pueden ser realmente útiles para dar más información sobre el tono de voz y ayudar a medir la emoción.

• Definir funciones de forma explícita. Asegúrate de que ambas partes tengan claras cuál es su función, sus responsabilidades, alcances y quién se encarga de tomar las decisiones clave, es decir, cuando surjan problemas, ¿quién tendrá la última palabra sobre que se realizará?

• Deja constancia por escrito. Llegar a acuerdos hablando puede ser poderoso, pero no hay nada como dejarlo todo por escrito. Documentarlo todo sirve un propósito fundamental: aportar claridad al equipo. No hay objeciones posibles si algo que se asignó o debatió se dejó por escrito y distribuyó a cada participante de la conversación.

• Usa frases de reafirmación. Las personas pueden interpretar ciertas cosas de manera incorrecta o sacarlas de contexto. Parece increíble, pero ocurre. Aquí te dejo algunas frases de reafirmación:
  
  • “En resumen, los acuerdos son…”.
  • “Como lo acordamos…”.
  • “Si te entendí bien, quieres decir…”.

Consejo: además de anotar las acciones, conviene finalizar cada reunión leyéndolas en alto. Esto confirma los puntos claves y las responsabilidades de todo el equipo, al tiempo que ofrece a cada uno la oportunidad de consultar las dudas necesarias.

Conseguir una comunicación eficaz en tu equipo, independientemente del tamaño, es todo un desafío, pero no es negociable. Para evitar conflictos innecesarios, aumentar el compromiso y la productividad y generar un trabajo de calidad, es imperativo que los miembros de tu equipo se encuentren en sintonía.