¿Has oído hablar acerca de las herramientas de gestión empresarial? ¿Sabes qué son o para qué sirven? Si tu respuesta fue negativa, no te preocupes. A continuación hablaremos sobre ellas, las definiremos, te daremos ejemplos y podrás ver cómo ayudan a las empresas. 

La importancia de las herramientas de gestión empresarial

Una herramienta de gestión empresarial es un sistema informático que facilita el control de los procesos y actividades de la empresa. Su principal objetivo es maximizar la eficiencia y productividad de distintas áreas. ¿Cómo? Automatizando procesos, integrando distintas áreas, facilitando la colaboración entre las mismas, aumentando la visibilidad y alineando objetivos. 

Ejemplos de herramientas de gestión empresarial

Existe una amplia variedad de herramientas de gestión empresarial, pero en este caso ahondaremos en tres: los ERP, los CRM y los SCM.

1. ERP

Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales en español. Es un conjunto de softwares que unificados permiten automatizar las actividades operativas de la empresa. De áreas como contabilidad, compras, producción, logística, finanzas, recursos humanos, marketing, proyectos y servicio al cliente.

¿Cómo funcionan los ERP?

Estos softwares definen todos los procesos de negocio y habilitan el flujo de información entre ellos, en tiempo real. Esto favorece a la comunicación, previene la duplicación de datos o el uso de información desactualizada.

Ventajas de los ERP

• Optimización de procesos: La integración de la información de distintas áreas en un solo software facilita la operación, comunicación y colaboración entre las distintas áreas. 
• Facilita la toma de decisiones: Garantiza el acceso a reportes e información centralizada en tiempo real. Incluida información financiera.
• Mayor control: Todas las acciones quedan registradas, lo cual permite realizar un seguimiento o auditoría del dato, actividad, proceso o documento.
• Automatización: Las tareas sistemáticas y repetitivas (como informes, seguimientos, etc.) pueden automatizarse.
• Reducción de costos: Reduce considerablemente los costos operativos y administrativos que implica tener la información descentralizada y actualizada en todo momento. 

2. CRM

Customer Relationship Management o Gestión de las Relaciones con los Clientes en español. Es un software que permite tener una base de datos centralizada con toda la información sobre clientes actuales o potenciales. Almacena datos como información de contacto, información de la empresa, actividades, puntos de contacto con la empresa, historial, preferencias de compra, entre otros. 

¿Cómo funcionan los CRM?

Recopilan e integran información relevante de clientes y prospectos en una base de datos. Son un puente de comunicación entre las áreas de marketing, ventas, atención al cliente.

Ventajas de los CRM

• Visibilidad de la información: Garantizan el acceso y la gestión de la información completa de un cliente o prospecto desde que entra en contacto con la empresa, hasta que finaliza su relación.
• Facilita el seguimiento: Permite rastrear y llevar un registro del proceso de compra de un prospecto, hasta que se convierte en cliente, o el proceso de recompra. Así como detectar cuellos de botella entre las áreas involucradas.
• Mejor segmentación: El almacenamiento de la información de prospectos y clientes, permite la segmentación de contactos y facilita el desarrollo de estrategias de marketing y ventas especiales para cada segmento.
• Favorece a crear una experiencia positiva con el cliente: De acuerdo a una investigación realizada por Hubspot en 2017, un 70% de los clientes afirman que su experiencia de compra fue más positiva y cuando la empresa proveedora contaba con un CRM. Esto se debe a que la atención fue más eficaz, más personalizada y hubo un mejor seguimiento.

3. SCM

Supply Chain Management o Gestión de la Cadena de Suministro en español. Es un sistema informático que integra los procesos clave del negocio, comenzando por el proveedor, a través del fabricante y el distribuidor, hasta llegar al usuario final. 

¿Cómo funcionan los SCM?

Funcionan utilizando la información sobre la capacidad de producción registrada en el sistema de información de la empresa, para realizar pedidos automáticamente. De hecho, los SCM tienen una fuerte relación con los ERP. 

Ventajas de los SCM

• Mayor control: Permite que exista más control sobre las distintas actividades de la empresa, ofreciendo información en tiempo real, mayor visibilidad.
• Más eficiencia: Permite que haya una mejor comunicación entre departamentos, que disminuya el tiempo de aprovisionamiento y que que existan las cantidades de stock necesarias y se pueda trabajar bajo el modelo “just in time”.
• Reducción de costos: La integración de todas las partes involucradas en la cadena de suministro permite reducir costos operativos y lograr ahorros considerables.

Ahora que sabes qué son las herramientas de gestión empresarial y las ventajas que brindan a las empresas, es momento de evaluar si es conveniente integrar alguna a tu empresa. Recuerda que todas son distintas, cumplen funciones diversas y el uso de una u otra depende de los objetivos estratégicos que persigue tu negocio. 

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