El perfil de puesto de TI es la base o el punto de partida para un buen proceso de reclutamiento, de contratación e inclusive un plan de capacitación y de carrera para una persona dentro de una empresa.

Podemos definir al perfil de puesto de TI como la descripción de las características, actividades, objetivos y responsabilidades que se tendrán dentro de la organización.

Sin embargo, a lo largo de los años, este se ha quedado simplemente como un requisito o un documento que no aporta valor a la organización. Entonces ¿cómo hacemos para que sea uno “vivo” y funcional?

Lo primero que debemos hacer es despegarnos de los antiguos formatos. Así como las empresas van evolucionando, también la descripción de puesto y todavía más dentro de empresas de TI.

¿Cuáles son los pasos que debemos de seguir?

1. Olvídate del formato. Por ahora, no pienses en cómo quedará el documento, la tipografía o la presentación del mismo. Vamos a enfocarnos primero en el contenido.

2. Piensa en la información que deberá tener y sobre todo en el valor y funcionalidad que otorgará la misma. Elimina aquellos campos que creas innecesarios o repetitivos. Lo principal que deberá contener es:

• Descripción general de la persona: Escolaridad, edad, intereses, personalidad y conocimientos básicos.
• Objetivo del puesto: La importancia de este dentro de la organización y cómo se alinea a los objetivos y visión general de la empresa.
• Principales actividades y responsabilidades: Las funciones que realiza para lograr estos objetivos. No es necesario ser tan minucioso, un puesto tiene entre tres y cinco actividades principales.
• Competencias básicas y específicas del puesto.
• Conocimientos técnicos.
• La relación que tiene con otras áreas y su ubicación dentro de la organización: Es muy común encontrar personas que no saben realmente a quién le tienen que reportar.
• Capacitación y certificaciones requeridas.

3. Ve a la fuente. El principal error que se comete es que una persona ajena al perfil de puesto es quien realiza el documento. Se requiere de un trabajo de equipo, tanto de la persona encargada de recabar la información, como de la que ocupa el puesto.

4. Revisa y coteja. Puede ser también que la persona que ocupa el puesto no tiene claras sus actividades y responsabilidades. Todo esto se debe revisar con su jefe directo para constatar que efectivamente se trata de lo esencial acerca de la posición.

5. Analiza las actividades y pregúntate si realmente son parte esencial de la posición. Suele ocurrir que cuando hay cambios dentro de la organización, o inclusive alguna vacante, otra persona toma ciertas actividades que no corresponden a su puesto o rol, pero que con el paso del tiempo o la “conveniencia” termina apropiándose de estas. Es un momento crucial para delimitar actividades y responsabilidades.

Lee también: Guía para incursionar en el reclutamiento masivo de TI

6. No caigas en el engaño de las competencias. Tendemos a pedir que todas las personas tengan “liderazgo”, “adaptación”, “negociación “, entre otras cosas. La realidad es que cada posición tiene características propias, no se le puede pedir a una persona que sea “gestor de cambio” y a la vez que “siempre siga procesos”. Define entre tres y cinco competencias esenciales para la posición.

7. Delimita lo indispensable de lo necesario. Identifica los conocimientos, competencias y características indispensables de la posición. Cuando se busca a una persona para el puesto, lo normal es tener una brecha de capacitación. Define cuáles serían los niveles mínimos para cada puesto.

8. Piensa en la persona. Es común que a pesar de que alguien tenga los conocimientos, competencias y capacidades necesarias para realizar un trabajo, su perfil no encaje con el puesto. Es en este momento cuando pensamos: “¿Qué características específicas y de personalidad tendrá el individuo que lo ocupe?”.

9. Revisar la información recabada y su utilidad. De nada sirve tener una descripción de puesto de 10 hojas si no vamos a poder aplicarlo, medirlo o implementarlo.

10. Difusión y comunicación. Ya que se tiene la descripción definida es necesario un plan de difusión y comunicación para que cada una de las personas de la organización tenga claras sus actividades, responsabilidades y, sobre todo, cómo impacta su trabajo dentro de la empresa.

Las descripciones de puesto son un documento dinámico, pues requieren una revisión constante, actualización y difusión. Lo ideal es que al menos una vez al año se actualice. El que cada persona conozca sus objetivos y actividades impulsa hacia un mejor desempeño.