Si necesitas comprender mejor un proceso, estandarizarlo, comunicar nuevos roles o modelar uno nuevo, seguramente te enfrentarás con la tarea de diagramar.

Un diagrama de flujo es una herramienta de gestión o planeación que muestra un flujo de trabajo de manera visual. Es muy útil diagramar un proceso porque nos permite observar todas las actividades en conjunto, sus relaciones, alguna incompatibilidad o posibles errores.

Un diagrama exitoso transmite información de manera organizada y fácil de comprender. Te recomiendo seguir estos pasos para poder hacer uno:

1. Identifica el problema

Pregúntate qué es lo que quieres mostrar, qué va a resolver y a quién va a estar dirigido el diagrama. Este paso puede parecer muy obvio, pero muchas veces cometemos el error de terminar de hacerlo para darnos cuenta al final que no era lo que necesitábamos.

2. Haz una lluvia de ideas

Una vez que hayas identificado lo que el diagrama va a mostrar, piensa en todos los pasos que necesita el proceso y determinar quién hace qué. Si todavía no estás seguro de incluir un paso escríbelo de todas formas. No es necesario que ordenes las actividades todavía ni que tengan una secuencia lógica.

3. Determina los límites

Establece el paso con el que empieza el proceso y con el que termina. Descarta los pasos que quedan fuera del límite que has marcado y agrupa los que pertenecen a un mismo subproceso. En este momento puedes decidir qué tan detallado será el diagrama y con qué profundidad presentarás los subprocesos. Ten en cuenta a las personas a las que está dirigido el proceso para tomar esta decisión.

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4. Determina la secuencia de los pasos

Para poder determinar el orden de los pasos puedes usar la siguientes preguntas: ¿Qué pasa después? ¿Necesita tomarse una decisión? ¿Se necesita la aprobación de alguien para continuar?

También es importante que determines si hay actividades que ocurren al mismo tiempo o que dependan de algo externo al proceso; por ejemplo, que se reciba la orden de compra o que el proveedor entregue la mercancía.

5. Dibuja figuras básicas

Existen diferentes notaciones y símbolos para diagramar procesos. Por ejemplo, el terminal se usa para indicar el principio y fin de un proceso, el rombo indica que una decisión altera la secuencia de un proceso. La mayoría de las notaciones sugieren que, en el caso de decisiones, la continuación natural del flujo debe corresponder a que la respuesta sea afirmativa, por lo que hay que elaborar la pregunta que va dentro del rombo.

Independientemente de la notación que estés usando, es importante estandarizar la elaboración de diagramas dentro de la organización para que todos puedan leer lo mismo e igualar las interpretaciones.

6. Ajusta los últimos detalles

Recorre paso por paso y revisa que hayas representado correctamente la secuencia de las tareas. Enséñale el diagrama a alguien que no esté involucrado con el proceso y pregúntale si entiende el flujo de este. Los comentarios de las personas con una perspectiva externa pueden provocar que hagas modificaciones al mismo. Haz los cambios necesarios y finalmente revísalo con los accionistas principales para ver si les hace sentido.

Recuerda que los diagramas más útiles son los que se explican por sí mismos y los que mejor representan la realidad.