La Gestión de Activos de TI (ITAM por sus siglas en inglés) es un conjunto de prácticas de negocios que sostienen el ciclo de vida de la gestión para informar sobre la toma de decisiones estratégicas. Esta es generalmente vista como el eje entre el dinero y conformidad e innovación y mejoras.

Sin importar las necesidades de un negocio, los procesos de la Gestión de Activos ayudan a supervisar el portafolio entero. Como precaución, no debemos confundirla con la Gestión de Activos de Software, la cual es solo una vertiente.

Definiendo la Gestión de Activos de TI

Antes de entrar de lleno al tema, hablemos de los activos. Se tratan del software, hardware y cualquiera pieza física propiedad de la compañía.

Los activos de hardware de una organización usualmente incluyen computadoras, redes, servidores, impresoras, copiadoras, teléfonos fijos y móviles. Dependiendo de la industria, otros activos físicos incluyen automóviles, camiones y cualquier cosa inherente a la entrega del servicio.

Los activos de software incluyen licencias, programas, cuentas de usuario, etc.

Gestionar la depreciación, uso y ciclo en general del hardware y software es el siguiente paso. Hasta hace una década, la mayoría de las compañías que llevaban un registro de los activos, antes conocidos como inventario, lo hacían de forma manual en hojas de cálculo. Si bien ciertas fórmulas son de gran ayuda, este proceso rudimentario era propenso a errores y a consumir demasiado tiempo.

Con el rápido avance de la tecnología y computación en la Nube, los sistemas modernos de Gestión de Activos de TI pueden llevar un registro de estos y manejarlos más fácil y precisamente. Los sistemas basados en la Nube dirigen los procesos de ITAM y dependen de la automatización iterativa para madurar el sistema de gestión.

Las auditorías como parte de la gestión de activos

Las auditorías de TI son de uno de los componentes críticos de la Gestión de Activos. Veamos cuáles son las diferencias entre un proceso manual y uno automatizado: en el primero, el encargado tendría que identificar físicamente cada pieza de software, comparar licencias con el uso real y coordinar con los departamentos de finanzas para saber la fecha de compra, solicitante, etc., y luego verificar a los usuarios actuales y pasados. Con el segundo, los sistemas pueden descubrir los activos rápidamente y compararlos con las licencias, usuarios activos e inactivos y hasta analizar el rendimiento para encontrar redundancias.

Pero ¿qué están rastreando realmente estos sistemas de ITAM? En pocas palabras, todo. Las partes más importantes del ciclo de vida del hardware y software incluyen:

• Adquisición, incluyendo solicitud del usuario, proceso de aprobación y obtención.
• Mantenimiento y gestión del ciclo de vida, incluyendo detalles financieros sobre el activo, licencias, actualizaciones y versiones, objetivos medibles, Retorno de Inversión, tiempo de inactividad, etc.
• Redistribución y enajenación.

¿Por qué incluir todos los activos en la gestión?

Una parte esencial de la Gestión de Activos es que deben incluirlos todos, ya sea que estén en uso o no. Si la compañía es responsable de un activo o ha gastado dinero en este, entonces es parte de su portafolio.

Esto es sumamente relevante por las siguientes razones:

• Evitar un desperdicio al comprar activos a los que la organización ya tiene acceso.
• Predecir acertadamente los costos a través de una contabilidad financiera del gasto de TI en una organización.
• Encontrar oportunidades de ahorro al identificar activos usados en la organización y combinando licencias con medios similares.
• Asegurar un amplio uso de los recursos al distribuir y despojar activos de TI que no estén siendo empleados.
• Identificar todas las dependencias críticas durante la planeación de un proyecto de TI.
• Resolver la brecha de conocimiento debido a los cambios de personal dentro de una organización.
• Adquirir conocimiento tribal de una organización proveniente de las experiencias con los proveedores, marcas, tipos de activos, configuraciones, etc.
• Mejorar la seguridad de TI y conformidad, los cuales podrían ser afectados negativamente por un inventario incompleto de los activos.
• Reducir el tiempo del staff de TI mejorando la visibilidad y entendiendo los activos viejos cuando se tratan de tickets problemáticos.
• Reducir el tiempo medio de reparación y mejorar otras métricas de desempeño de ITSM identificando rápidamente las raíces de los problemas.

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Beneficios de la Gestión de Activos de TI

Con un inventario de todos los activos de TI, una organización adquiere mayor visibilidad en más áreas, lo que le permitirá una correcta toma de decisiones en distintos sectores para mejorar la eficiencia.

Estos son algunos de los beneficios:

• Llevar un registro de los objetivos de desempeño del negocio.
• Alinear los costos de los activos a necesidades específicas.
• Mejorar el uso de los activos.
• Reducir el tiempo y dinero gastados en compras y capacitaciones innecesarias.
• Promocionar los recursos existentes.
• Respaldar el cambio organizacional.
• Minimizar riesgos con software actualizado.
• Cumplir con los requerimientos regulatorios.

Cuando un sistema de Gestión de Activos es empleado con éxito, casi todas las partes de la compañía se ven beneficiadas. Este provee a los equipos orientados al servicio con datos para los activos que usan, para que así la compañía pueda tomar decisiones acertadas para los usuarios y hacer los cambios pertinentes. Por otro lado, los equipos financieros obtienen un gran panorama sobre la hoja de balance de TI.

Con los negocios moviéndose a la velocidad de la innovación digital, no solo hay más por gestionar, sino que debe hacerse efectivamente para maximizar los resultados. Los sistemas de Gestión de Activos ofrecen una mejor manera de manejar todo. Hay que aprovechar los sistemas basados en la Nube, alentar el cambio medible e inteligente y minimizar los riesgos inherentes de seguridad.

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Fuente: BMC